การทำบัญชีเป็นเรื่องสำคัญที่ขาดไม่ได้ของกิจการทุกระดับไม่ว่าจะเป็นบริษัทเปิดใหม่หรือบริษัทที่เปิดมานานแล้ว ซึ่งบริษัททั้งสองแบบก็มีความแตกต่างในด้านของงานระบบบัญชีกันอยู่บ้างตามระยะเวลาที่ก่อตั้งบริษัทขึ้นมา ซึ่งความแตกต่างที่ว่านี้…จะแตกต่างกันอย่างไรนั้น เราจะมาเจาะลึกถึงรายละเอียดการทำบัญชีของบริษัททั้งสองแบบกัน
การวางระบบบัญชีสำหรับบริษัทเปิดใหม่
บริษัทเปิดใหม่หรือธุรกิจใหม่ที่เพิ่งเริ่มก่อตั้งอาจเริ่มต้นจากเงินทุนจำนวนจำกัด สถานที่ขนาดเล็ก หรือเป็นกิจการขนาดเล็ก การบริหารงานด้านต่าง ๆ ในระยะแรกจึงใช้ทรัพยากรบุคคลในส่วนที่สำคัญที่สุดก่อน และหากลดต้นทุนตรงจุดไหนได้ก็เป็นสิ่งที่บริษัทเปิดใหม่เหล่านี้เลือกให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก การใช้บริการจากสำนักงานบัญชีคุณภาพจึงถือเป็นทางเลือกหนึ่งที่บริษัทเปิดใหม่มองหา เนื่องจากช่วยประหยัดต้นทุน ประหยัดเวลาการทำงานและยังได้รับบริการระดับมืออาชีพจากที่ปรึกษาบัญชีอีกด้วย
ส่วนงานเบื้องต้นสำหรับบริษัทเปิดใหม่ อาจเริ่มด้วยการวางระบบบัญชีให้เหมาะสมกับขนาดและรูปแบบของธุรกิจ โดยที่ปรึกษาบัญชีจะเป็นผู้จัดการออกแบบและวางระบบการทำบัญชีให้อย่างเหมาะสม นอกจากนี้การทำงานด้านบัญชีบริหารของบริษัทเปิดใหม่ ควรเริ่มต้นจากส่วนหลัก ๆ ต่อไปนี้ นั่นก็คือต้องมีการเปิดเอกสารใหม่ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า เช่น การส่งใบเสนอราคาให้แก่ลูกค้า และการลงบัญชีรายรับ-รายจ่ายของบริษัทที่เกิดขึ้นทุกครั้งในแต่ละวัน นอกจากนี้ยังสามารถวางแผนบัญชีโดยแยกประเภทบัญชีแต่ละเล่ม ดังนี้
- สมุดบัญชีรายรับ-รายจ่าย เช่น รายการซื้อหรือขายสินค้าต่าง ๆ
- สมุดบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้
- สมุดบัญชีสำหรับสต็อกสินค้า วัตถุดิบหรือสินค้าคงคลัง
- สมุดบัญชีงบประมาณและงบการเงินต่าง ๆ เป็นต้น
นอกจากนี้บริษัทเปิดใหม่ยังต้องมีการทำบัญชีทั้งรายเดือนและรายปี โดยการทำบัญชีรายเดือนนั้นจะเป็นการสรุปภาษี (VAT) เพื่อทำการยื่นแบบภพ.30 ประจำเดือนให้แก่กรมสรรพากร ไม่ว่าบริษัทจะมีรายได้หรือไม่มีก็ตาม ส่วนการทำบัญชีรายปีจะเป็นส่วนของการยื่นงบการเงินบริษัทเพื่อชำระภาษีประจำปีแก่สรรพากร โดยต้องยื่นภายในเดือนพฤษภาคมของทุกปี และยื่นประมาณการภาษีเงินได้ (ภงด.51) ภายในเดือนสิงหาคมของทุกปี เรียกได้ว่าสำหรับบริษัทเปิดใหม่นั้นต้องเริ่มต้นตั้งแต่การวางระบบบัญชี การวางแผนบัญชี รวมถึงการจัดการด้านบัญชีบริหารเพื่อการยื่นภาษีต่าง ๆ อย่างเป็นระบบ หากวางรากฐานอย่างถูกต้อง เหมาะสมตั้งแต่แรก ก็จะทำให้งานบัญชีภายในบริษัทเป็นไปอย่างราบรื่น ถูกต้อง แม่นยำ และสามารถตรวจสอบได้ทันทีอย่างเป็นระบบ
การวางแผนบัญชีสำหรับบริษัทที่เปิดนานแล้ว
ในส่วนของบริษัทที่เปิดมานานแล้ว อาจมีการวางระบบบัญชีของตัวเองหรือมีพนักงานประจำที่ทำงานแผนกบัญชี คอยดูแลในส่วนของการทำบัญชีให้กับบริษัท สำหรับบริษัทที่มีนักบัญชีประจำบริษัท ระบบงานบัญชีต่าง ๆ ก็จะมีการจดบันทึกหรือลงบัญชีประจำวันไปในแนวทางที่บริษัทวางไว้ แต่บางกรณีก็ยังคงต้องอาศัยการจ้างสำนักงานบัญชีคุณภาพจากภายนอกองค์กร (หรือ Outsource) อยู่บ้าง เช่น เมื่อต้องทำการตรวจสอบบัญชีประจำปี หรือเมื่อต้องการปรับระบบการวางแผนบัญชี ส่วนบริษัทที่เปิดมานานแล้วแต่ไม่มีนักบัญชีประจำบริษัท ก็ต้องอาศัยการใช้บริการจากที่ปรึกษาบัญชีหรือสำนักงานบัญชีเพื่อการทำบัญชีทั้งแบบรายเดือนและรายปี อย่างไรก็ตามบริษัทที่เปิดมานานอาจดูเหมือนได้เปรียบตรงที่มีการวางแผนบัญชีมาตั้งแต่ยุคแรกของการก่อตั้งบริษัท แต่อันที่จริงแล้วด้วยเนื้อหาของงานที่มากขึ้นและเอกสารทางบัญชีที่เพิ่มขึ้นตามกาลเวลา หากไม่มีการวางระบบบัญชีที่ดีพอ ก็อาจก่อให้เกิดผลกระทบตามมาภายหลังได้
สำหรับบริษัทที่เปิดมานานแล้ว อาจจะเคยประสบปัญหาเกี่ยวกับการจ้างสำนักงานบัญชีที่ไม่มีคุณภาพมาบ้าง ซึ่งปัญหาที่ว่านี้อาจจะเป็น การทำงานที่ผิดพลาด, การทำงานที่ล่าช้า, ค่าจัดทำบัญชีที่มีราคาแพง เป็นต้น ปัญหาที่ว่านี้สามารถแก้ได้โดยการหาสำนักงานบัญชีที่ดี ๆ มาทำหน้าที่แทน ก็จะทำให้คุณมั่นใจได้ว่ากิจการของคุณจะมีผู้เชียวชาญมาช่วยจัดทำบัญชีและคอยดูแลให้คำแนะนำอย่างใกล้ชิด
ดังนั้นสำหรับบริษัทที่เปิดมานานและมีอายุการบริหารงานหลายปี อาจต้องมุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบบัญชีและการวางแผนบัญชีอย่างรัดกุม รวมถึงการใช้บริการที่ปรึกษาบัญชีมาตรวจสอบบัญชีหรือปรึกษางานด้านบัญชีบริหารอื่น ๆ เพื่อให้เอกสารทางบัญชีต่าง ๆ ของบริษัทมีความถูกต้องและครบถ้วนมากที่สุด รวมถึงสามารถยื่นต่อกรมสรรพากรหรือต่อหน่วยงานรัฐได้อย่างมั่นใจและโปร่งใสทั้งแบบรายเดือนและรายปี
สรุปความแตกต่างของการทำบัญชี ระหว่าง บริษัทเปิดใหม่ และ บริษัทที่เปิดนานแล้ว
| บริษัทเปิดใหม่ | บริษัทที่เปิดนานแล้ว |
| ออกแบบและวางระบบบัญชีใหม่ตั้งแต่ต้น | ใช้ระบบบัญชีที่ออกแบบมาดีอยู่แล้ว |
| วางแผนบัญชีเพื่อการยื่นภาษีใหม่ตั้งแต่ต้น | ใช้แผนบัญชีที่มีอยู่แล้ว หรือปรับปรุงให้ดีขึ้น |
| ออกแบบบัญชีบริหารตั้งแต่ต้น | ใช้บัญชีบริหารเดิมที่ดีอยู่แล้ว |
| ขาดประสบการณ์ในการคัดเลือกสำนักงานบัญชี | มีประสบการณ์ในการคัดเลือกสำนักงานบัญชี |
| เอกสารทางบัญชีน้อย จัดการง่าย | เอกสารทางบัญชีมาก การจัดการมีความซับซ้อนขึ้น |
จะเห็นได้ว่า ไม่ว่าจะเป็นบริษัทที่เปิดใหม่ เพิ่งก่อตั้ง หรือจะเป็นบริษัทเก่าแก่ที่ดำเนินธุรกิจมาอย่างยาวนาน การวางระบบบัญชีและการวางแผนบัญชีที่ดีมาตั้งแต่แรกนั้นคือส่วนที่สำคัญที่สุด เพราะระบบงานบัญชีที่ดีและเหมาะสมกับบริษัท จะช่วยให้การทำบัญชีทั้งรายวัน รายเดือน และรายปี มีความคล่องตัว เป็นระเบียบ ทำให้งานบัญชีบริหารของบริษัทถูกต้องและแม่นยำ รวมถึงสามารถนำมาใช้งานด้านต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด สำหรับบริษัทที่กำลังมองหาสำนักงานบัญชีที่มีคุณภาพมาช่วยงานบัญชีของบริษัท ลองเข้ามาติดต่อขอคำแนะนำจาก Scholar Accounting รับรองว่าคุณจะได้ข้อมูลดี ๆ ไปใช้ในการตัดสินใจเลือกสำนักงานบัญชีที่จะเข้ามาดูแลงานบัญชีของบริษัทคุณอย่างแน่นอน
