การวางแผนและบริหารบัญชีสำหรับธุรกิจย่อมถือเป็นเรื่องสำคัญ เพราะเจ้าของกิจการจำเป็นที่จะต้องรู้เงินหมุนเวียนของธุรกิจเพื่อที่จะได้วางแผนธุรกิจและการวางแผนยื่นภาษี ซึ่งผู้ประกอบการหลายคนอาจรู้สึกว่าการทำบัญชีบริหารเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก น่าปวดหัว แต่เรื่องยุ่งยากที่ว่านี้สามารถแก้ไขได้อย่างง่ายดายด้วยการเลือกใช้บริการสำนักงานบัญชีคุณภาพที่จะช่วยให้การทำรายการทางการเงินของธุรกิจคุณเป็นไปอย่างถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์โดยที่ไม่ต้องปวดหัวกับตัวเลขมากๆ ด้วยตัวเองอีกต่อไป
บัญชีกับธุรกิจ เรื่องสำคัญที่แยกจากกันไม่ออก
ในชีวิตประจำวันของทุกคน อาจรู้จักคุ้นเคยดีกับการจดบันทึกรายรับรายจ่ายส่วนตัวหรือครอบครัว ซึ่งเมื่อมาวางแผนธุรกิจ การบันทึกรายการทางการเงินเหล่านี้ก็จะยิ่งมีความสำคัญมากยิ่งขึ้น เพราะการคำนวณรายรับ รายจ่ายของกิจการจะทำให้ทราบว่าธุรกิจทำกำไรหรือขาดทุนมากน้อยเท่าไหร่ มีหนี้สิน/ลูกหนี้/เจ้าหนี้เท่าไหร่ หรือในบางครั้งเราใช้เป็นหลักฐานในการขอยื่นกู้เงินเพื่อขยายกิจการ และที่สำคัญคือต้องนำไปใช้ในการวางแผนขอยื่นภาษีซึ่งเป็นสิ่งที่ธุรกิจทุกแห่งต้องทำตามกฎหมาย
วางระบบบัญชีบริษัทอย่างไร ไม่ให้มีปัญหาการเงินและการยื่นภาษี
การวางระบบบัญชีของบริษัทที่ดีต้องคำนึงถึงหลักเกณฑ์ ดังต่อไปนี้
1.คำนึงถึงความถูกต้อง ครบถ้วนของบันทึกรายการทางการเงินที่กำลังจะทำ ไม่ควรวางแผนระบบบัญชีด้วยการใช้ความรู้สึกส่วนตัวเป็นหลักหรือทำตามคำแนะนำของคนที่ไม่รู้จริง เพราะเมื่อไหร่ก็ตามที่เกิดความผิดพลาดขึ้นมาย่อมทำให้ต้องเสียเวลา เสียเงินในการวางระบบบัญชีใหม่ และอาจทำให้เกิดปัญหาทางด้านภาษีตามมา รวมทั้งหากมีการใช้ข้อมูลที่ผิดพลาดก็อาจทำให้ตัดสินใจดำเนินแผนธุรกิจผิดพลาดได้เช่นเดียวกัน
2.ไม่ควรนำการวางระบบบัญชีของบริษัทอื่นมาใช้กับกิจการของตนเอง เนื่องจากระบบการทำงานที่แตกต่างกัน สิ่งที่ใช้ได้กับบริษัทหนึ่งอาจใช้ไม่ได้กับอีกบริษัทหนึ่งเสมอไป และอาจยังมีข้อผิดพลาดที่เกิดจากนโยบายของบริษัทที่แตกต่างกันตามมาในภายหลังได้อีกด้วย
3.วางระบบการบันทึกรายการทางการเงินที่สอดคล้องกับการทำงานจริง เพื่อความสะดวกในการทำงานและสอดคล้องกับการดำเนินแผนธุรกิจเพื่อให้เห็นภาพรวมที่แท้จริงของกิจการ และป้องกันความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล อันเนื่องมาจากความไม่สอดคล้องกับการทำงาน
4.การวางระบบรายงานทางการเงินไม่ควรเป็นสิ่งที่มาจากการวางแผนของฝ่ายบัญชีเพียงฝ่ายเดียว เพราะต้องคำนึงถึงการทำงานจริงและสอดคล้องกับระบบการทำงานของกิจการ ดังนั้น ทุกฝ่ายในบริษัทควรมีส่วนร่วมในการเสนอความคิดเห็นเพื่อวางระบบและปรับปรุงการวางระบบบัญชีให้ใช้งานได้ดี ตลอดจนก่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
5.มีการวางระบบควบคุมและตรวจสอบภายในอย่างดีเยี่ยม ช่วยให้การบันทึกและจัดทำรายงานทางการเงินเป็นไปอย่างถูกต้อง เที่ยงตรง และสามารถป้องกันการทุจริตที่อาจจะเกิดขึ้นได้เป็นอย่างดี
6.คำนึงถึงการออกรายงานทางการเงินที่เป็นไปตามรอบระยะเวลาที่เหมาะสม เพราะการออกรายงานทางการเงินที่ช้าเกินไปอาจส่งผลให้เกิดการตัดสินใจที่ผิดพลาดได้
7.เลือกระบบธุรกิจที่ชัดเจนและเลือกรูปแบบการหักภาษีให้ถูกต้อง โดยต้องมีการศึกษาแนวทางการวางแผนและลดหย่อนภาษีเพื่อรักษาสิทธิที่มีอยู่เพื่อให้กิจการมีการเสียภาษีอย่างถูกต้อง เหมาะสม รวมถึงยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายโดยไม่ต้องเสียเงินในส่วนที่เกินความจำเป็น
ข้อแนะนำสำหรับการวางระบบบัญชีบริษัทเพื่อประโยชน์ในการเสียภาษี
ในฐานะผู้ประกอบการ การวางระบบโครงสร้างหลักทางบัญชีของธุรกิจเป็นสิ่งที่สำคัญเพื่อให้กิจการสามารถดำเนินการไปได้อย่างราบรื่นและไม่มีปัญหาทางด้านภาษีตามมา โดยผู้ประกอบการหลายคนอาจเจอปัญหาที่ว่าแม้จะมีการบริหารบัญชี รายรับ รายจ่ายอย่างละเอียดรอบคอบแล้ว แต่เมื่อถึงมือผู้ตรวจสอบกลับกลายเป็นว่ารายงานทางการเงินดังกล่าวกลับเต็มไปด้วยข้อผิดพลาดที่จะต้องแก้ไข ทำให้ต้องเสียเวลา เสียเงินในการจัดทำรายงานใหม่ และบางคนก็ต้องเจอกับภาษีย้อนหลังที่ทำให้ถึงกับหน้าซีดเข่าอ่อนกันไปเลยทีเดียว
ผู้ประกอบการจะต้องทำรายงานทางการเงิน ไม่เพียงแต่เพื่อให้ทราบถึงผลกำไรขาดทุนของกิจการเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงเรื่องบัญชีบริหารและความถูกต้องเพื่อให้สามารถยื่นภาษีได้อย่างไร้ปัญหา โดยสามารถปฏิบัติได้ตามแนวทางดังนี้
1.เลือกผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติถูกต้องตามกฎหมายบัญชี พ.ร.บ.การบัญชี 2543 โดยผู้ทำบัญชีจะต้องเป็นผู้มีความรู้ความสามารถตามที่กฎหมายกำหนด และแต่ละปีจะต้องเข้ารับการอบรมพัฒนาความรู้อย่างทางวิชาชีพต่อเนื่องไม่น้อยกว่า 6 ชั่วโมง
2.จัดทำระบบบันทึกรายรับ รายจ่ายของกิจการ และการจัดทำรายงานทางการเงินอย่างเหมาะสม ครบถ้วน ถูกต้อง โดยมีเอกสารรับจ่ายเงินและสต็อกสินค้าต่างๆ ที่ครบถ้วนตามกฎหมายเพื่อพร้อมให้สรรพากรตรวจสอบได้
3.จัดตั้งประเภทของธุรกิจอย่างชัดเจน เพื่อให้การจัดเก็บภาษีเป็นไปอย่างชัดเจนถูกต้อง โดยการตั้งประเภทของธุรกิจที่คลุมเครือ จะทำให้มีโอกาสอย่างมากที่จะก่อให้เกิดปัญหาตามมาภายหลัง
4.ประเภทของธุรกิจที่แตกต่างกันจะมีรายละเอียดในการทำบันทึกรายการทางการเงิน และรายงานทางการเงินที่แตกต่างกัน อย่างเช่น ธุรกิจบริการที่ต้องมีการคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย หรือธุรกิจนำเข้าส่งออกที่ต้องมีการตรวจพิกัดสินค้า หากใส่พิกัดผิดก็จะต้องถูกปรับและเสียค่าใช้จ่ายอีกเป็นจำนวนมาก ดังนั้นการวางระบบจัดทำรายงานทางการเงินและการบันทึกรายการทางการเงินของกิจการ จึงต้องมีความสอดคล้องกับธุรกิจมากที่สุด เพื่อลดปัญหาความผิดพลาดที่จะติดตามมาในภายหลัง
5.เลือกรูปแบบการหักภาษีที่ถูกต้อง โดยทางกรมสรรพากรจะมีรูปแบบการหักอยู่ด้วยกัน 2 แบบคือ หักตามจริงซึ่งจะมีความซับซ้อนมากกว่าแต่จะสามารถใช้สิทธิหักลดหย่อนได้มากกว่า และการหักแบบเหมาจ่าย ที่มีความสะดวกในการทำบันทึกและจัดทำรายงานมากกว่า แต่ก็หักลดหย่อนได้น้อยกว่าแบบแรก ซึ่งเรื่องนี้เป็นเรื่องที่ผู้ประกอบการต้องคิดให้ดีเพื่อประโยชน์ในเรื่องการวางแผนและยื่นภาษีที่ธุรกิจจะต้องจ่าย
6.ใช้สิทธิหักลดหย่อนอย่างเต็มที่ เพราะเป็นสิทธิตามกฎหมายที่จะช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถประหยัดเงินได้มากขึ้น และสามารถนำเงินส่วนที่ไม่ต้องจ่ายนี้ไปลงทุนเพิ่มเพื่อประโยชน์ในการทำธุรกิจต่อไป โดยผู้ประกอบการควรติดตามข่าวสารและศึกษาแนวทางการลดหย่อนอยู่เสมอ เพื่อให้ทราบช่องทางในการลดหย่อนที่มากขึ้นและเพื่อเป็นการรักษาสิทธิที่มีตามกฎหมายได้อย่างเต็มที่พร้อมกัน
7.ผู้ประกอบการต้องศึกษากฎหมายที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับการบริหารบัญชี และวางแผนภาษี อาจจะด้วยการมองหาคอร์สอบรมบัญชีสำหรับผู้บริหารหรือผู้ประกอบการที่ดี เพื่อเป็นประโยชน์ต่อการวางแนวทางการทำแผนธุรกิจได้อย่างถูกต้อง รวมถึงการจัดการเรื่องยื่นภาษีให้เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนดด้วย
8.ผู้ประกอบการต้องจัดเก็บรักษารายงานทางการเงิน และเอกสารที่ใช้ประกอบรายงานเอาไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี และเมื่อต้องเลิกกิจการก็ต้องเก็บรักษารายงานและเอกสารเหล่านี้เอาไว้อย่างน้อยอีก 5 ปีด้วยเช่นกัน
การจัดทำระบบบัญชีและภาษีให้ถูกต้องตามหลักการที่เป็นมาตรฐานและเป็นไปตามกฎหมายนั้น นอกจากจะช่วยลดความยุ่งยากที่เกิดขึ้นตามมาภายหลังลงได้อย่างมาก ผู้ประกอบหารหลายๆคนอาจพบได้ว่า ระบบที่ดียังเป็นการส่งเสริมความน่าเชื่อถือของกิจการได้เป็นอย่างดี
ทางเลือกในการวางระบบบัญชีของกิจการ
ผู้ประกอบการที่กำลังคิดว่าจะทำระบบบันทึกรายการทางการเงิน และรายงานทางการเงินของกิจการให้ถูกต้องตามมาตรฐานและถูกต้องตามกฎหมาย สามารถพิจารณาทางเลือกในการวางระบบบัญชีที่มีอยู่ด้วยกันได้ดังต่อไปนี้
1.จัดการวางระบบบัญชีด้วยตนเอง
หากเป็นเจ้าของกิจการขนาดเล็ก และมีธุรกิจที่ไม่ยุ่งยากซับซ้อนนักก็สามารถทำรายงานบันทึกทางการเงินด้วยตนเองได้ แต่ปัญหาของวิธีนี้คือ หากเป็นคนที่ไม่มีความรอบคอบหรือไม่มีวินัยในการจัดทำบันทึกก็อาจจะทำให้ได้รายงานทางการเงินที่มีความผิดพลาดได้
2.ซื้อโปรแกรมบัญชีมาใช้งาน
นับเป็นวิธีที่ง่ายและสะดวก ซึ่งทุกวันนี้ก็มีโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปมากมายที่สามารถนำมาใช้ในการบันทึกรายรับ รายจ่ายของธุรกิจ แต่ทั้งนี้ก็ต้องคำนึงถึงความเป็นจริงที่ว่าไม่มีโปรแกรมใดที่สมบูรณ์แบบ เพราะแต่ละกิจการก็มีรูปแบบการดำเนินงานเป็นของตนเอง โปรแกรมเป็นเพียงตัวช่วยที่ทำให้การทำบันทึกและรายงานทางการเงินสะดวกขึ้น แต่ถึงอย่างไรก็ตาม เจ้าของกิจการก็ต้องเป็นผู้เริ่มต้นกำหนดรูปแบบในวางระบบบัญชีและภาษีที่ถูกต้องและเหมาะสมด้วยตนเอง
3.จ้างพนักงานบัญชีประจำ
ผู้ประกอบการอาจจะจ้างไว้เพื่อทำหน้าที่บันทึกรายการรายรับ รายจ่ายและจัดทำรายงาน ซึ่งการจ้างพนักงานที่มีความรู้ความสามารถจะช่วยให้การวางระบบบัญชี และการจัดทำรายงานทางการเงินของบริษัทเป็นไปอย่างครบถ้วน ถูกต้องและเที่ยงตรง อีกทั้งยังสามารถช่วยประหยัดเงินในการจ่ายภาษี แต่ข้อจำกัดของวิธีนี้ก็คือ การจะหาพนักงานผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถมากพอและปิดงบได้ ผู้ประกอบการอาจต้องยอมจ่ายเงินเดือนที่สูงกว่าการจ้างพนักงานธุรการซึ่งดูแลเรื่องเอกสารได้แต่ไม่สามารถปิดงบได้ และแม้จะมีเงินจ้างก็ใช่ว่าจะหาพนักงานที่มีความสามารถสูงดังกล่าวได้ง่ายๆ
4.เลือกใช้บริการของสำนักงานบัญชีคุณภาพ
วิธีนี้เป็นวิธีที่เหมาะสำหรับผู้ประกอบการที่ไม่มีเวลาและไม่มีความรู้ทางด้านการจัดทำบันทึก รวมถึงรายงานทางการเงินของกิจการ ซึ่งการเลือกบริการของมืออาชีพก็ต้องรู้จักเลือกสำนักงานบัญชีคุณภาพที่มีความรู้ความชำนาญสูง โดยมีคุณสมบัติความเป็นมืออาชีพและมีประสบการณ์เพื่อที่จะช่วยเป็นที่ปรึกษาและให้คำแนะนำในการจัดทำรายงานทางการเงิน ตลอดจนให้คำแนะนำทางด้านการวางแผนภาษีได้อย่างครบถ้วนถูกต้อง
ข้อพิจารณาการเลือกสำนักงานบัญชีคุณภาพเพื่อตรวจสอบการเงินของกิจการ
- ความน่าเชื่อถือ เพราะการทำบันทึกและจัดทำรายงานทางการเงินของบริษัทจะต้องมีการจัดทำโดยผู้ทำบัญชีที่มีความเน่าเชื่อถือและมีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด ดังนั้นความน่าเชื่อถือของสำนักงานบัญชีจึงเป็นเรื่องสำคัญ ที่ผู้ประกอบการควรขอดูข้อมูลของสำนักงาน ประวัติและผลงานที่ผ่านมาเพื่อประกอบการพิจารณาในการเลือกใช้บริการ
- ค่าจ้าง ไม่จำเป็นว่าค่าบริการที่แพงจะดีเสมอไป แต่ก็ไม่ควรที่จะเลือกสำนักงานบัญชีมืออาชีพที่มีราคาถูกเกินไปนัก สิ่งที่ดีที่สุดคือ การเลือกสำนักงานบัญชีคุณภาพที่มีค่าบริการที่สมเหตุสมผล เนื่องจากการจัดทำระบบบันทึกและทำรายงานทางด้านการเงินเป็นสิ่งที่ต้องใช้ความรู้ความชำนาญ อีกทั้งยังต้องการความละเอียดรอบคอบที่ค่อนข้างสูง รวมถึงการคำนวณรายรับ รายจ่ายและการทำเรื่องยื่นภาษี ดังนั้นการจ่ายค่าบริการที่สมเหตุสมผลจึงเป็นเรื่องที่สำคัญ เมื่อสำนักงานทำงานให้คุณได้อย่างละเอียดรอบคอบและถูกต้อง ก็ควรให้ค่าตอบแทนที่เหมาะสมซึ่งรับรองว่าคุ้มค่ากับผลงานที่ได้รับอย่างแน่นอน
- ขั้นตอนการทำงาน ควรสอบถามสำนักงานบัญชีว่ามีขั้นตอนการทำงานอย่างไรบ้าง มีกำหนดในการส่งงานและมีบริการให้การดูแลในเรื่องใด สามารถเป็นที่ปรึกษาบัญชีและช่วยเหลือแก้ไขปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้หรือไม่ เพื่อรับประกันความมั่นใจว่าธุรกิจของคุณจะได้รับการดูแลอย่างดีจากสำนักงานบัญชีคุณภาพที่ดีที่สุด
ข้อดีของการจ้างสำนักงานบัญชีคุณภาพ
- การวางแผนและการจัดทำระบบบันทึกรายการทางการเงินที่ถูกต้องเป็นเรื่องที่มีความยุ่งยาก ซึ่งหากจะทำได้อย่างถูกต้องนั้นต้องใช้ผู้จัดทำที่มีความรู้ความสามารถ และเป็นผู้ที่มีคุณสมบัติตามกฎหมายกำหนด ดังนั้นจึงอาจเป็นเรื่องยากสำหรับกิจการขนาดเล็กที่ต้องสรรหาบุคคลที่มีคุณสมบัติดังกล่าวมาทำงานให้ ดังนั้นการใช้บริการของสำนักงานบัญชีคุณภาพที่มีความรู้ความชำนาญและประสบการณ์ในเรื่องดังกล่าวโดยเฉพาะจะช่วยลดภาระในเรื่องนี้ลงไปได้อย่างมาก
- ประหยัดเวลาในการทำงาน เนื่องจากบริษัทที่มีความเป็นมืออาชีพจะรู้ว่าต้องทำอะไรเป็นขั้นตอนตามลำดับก่อนหลัง รวมถึงความชำนาญของบุคลากรของบริษัทที่ทำให้การจัดทำบันทึกรายรับและรายจ่ายทางการเงินและการจัดทำรายงานทางการเงินเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง ต่างจากการทำรายงานทางการเงินเองหรือให้พนักงานที่ไม่มีความรู้ความชำนาญมากเพียงพอในการทำรายงานทางด้านการเงินซึ่งอาจทำให้เสียเวลาในการจัดทำมากและอาจมีข้อผิดพลาดจำนวนมากที่ต้องกลับมาแก้ไขในภายหลังอีก
- สำนักงานบัญชีคุณภาพที่มีการจัดทำบันทึกรายการทางการเงินของกิจการรวมถึงการทำรายงานต่างๆทางด้านการเงินจะมีการอัพเดทข้อกฎหมาย, กฎเกณฑ์ใหม่ๆ รวมถึงโปรแกรมและเทคนิคการจัดทำวางแผนบัญชี ภาษี และรายงานทางการเงินที่ทันสมัย ทันต่อเหตุการณ์ ซึ่งทำให้ผู้ประกอบการไม่ต้องเสียเวลาในการหาข้อมูลใหม่ๆ เกี่ยวกับการวางระบบและจัดทำรายงานทางการเงิน
- สำนักงานบัญชีคุณภาพจะมีประสบการณ์มากและมีบุคลากรที่เชี่ยวชาญที่สามารถเป็นที่ปรึกษาบัญชีที่ให้คำปรึกษาเกี่ยวกับรายงานทางด้านการเงินของกิจการได้ รวมทั้งสามารถหาวิธีแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเพื่อช่วยให้ผู้ประกอบการที่มีความรู้ทางด้านการเงินน้อยได้รับความสะดวกในการจัดทำรายงานทางการเงินและการบริหารจัดการบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความถูกต้อง ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้มาก
- ช่วยวางแผนภาษีล่วงหน้า เพื่อเตรียมการสำหรับกิจการที่ต้องการวางระบบบัญชีและวางแผนภาษีให้ถูกต้องตามกฎหมาย ช่วยลดข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินภาษีและช่วยประหยัดเงินค่าใช้จ่ายที่ไม่ควรจะเสียได้เป็นอย่างดี
การวางแผนและบริหารบัญชีสำหรับธุรกิจเป็นเรื่องที่มีความสำคัญ ดังนั้นเจ้าของกิจการจึงต้องมีการวางระบบบัญชีที่มีความรอบคอบ รัดกุมและมีความถูกต้อง เพื่อประโยชน์ในการดำเนินแผนธุรกิจและสิทธิประโยชน์ทางด้านภาษี หากผู้ประกอบการไม่มีเวลาหรือไม่มีความรู้เกี่ยวกับการจัดการวางแผนบัญชีและภาษี การเลือกใช้บริการสำนักงานบัญชีคุณภาพที่มีความน่าเชื่อถือจึงเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด
