สำหรับเจ้าของธุรกิจ คงเข้าใจดีว่าการวางแผนบัญชีนั้นมีความสำคัญขนาดไหน งานบัญชีเป็นงานที่ละเอียดมาก ข้อมูลทุกอย่างต้องถูกต้อง และต้องตรงต่อเวลาด้วย บริษัทส่วนใหญ่จึงมักเลือกใช้บริการจากสำนักงานบัญชี เพื่ออำนวยความสะดวกให้อย่างครบวงจร แต่ในการวางระบบบัญชีบางครั้งก็ยังมีอุปสรรคในระหว่างการทำงานอยู่บ้าง การเลือกสำนักงานบัญชีที่จะมาดูแลบริษัทจึงเป็นสิ่งสำคัญ
ประโยชน์ในการใช้บริการรับทำบัญชีจากสำนักงานบัญชี
สำหรับธุรกิจหรือ SME ที่เพิ่งเปิดกิจการใหม่ อาจยังไม่มีความรู้เพียงพอที่จะบริหารจัดการได้ด้วยตนเองทั้งหมด จึงมักใช้บริการสำนักงานทำบัญชีเพื่อวางระบบให้ แถมยังเปรียบเสมือนมีที่ปรึกษาบัญชีส่วนตัว เพราะเจ้าหน้าที่ยังให้คำแนะนำในการวางแผนบัญชีด้วย และที่สำคัญการ Out source ที่ปรึกษาบัญชีจากภายนอก มีค่าใช้จ่ายที่ถูกกว่าการจ้างพนักงานบัญชีประจำบริษัทเสียอีก ด้วยเหตุนี้เองจึงมีเจ้าของกิจการจำนวนไม่น้อยที่ไว้วางใจจ้างสำนักงานบัญชีจากภายนอกเข้ามาวางระบบบัญชีให้ ซึ่งช่วยประหยัดงบได้มาก
8 สัญญาณที่บอกว่าควรเปลี่ยนสำนักงานบัญชีได้แล้ว
ถึงแม้ว่าหน้าที่ความรับผิดชอบของสำนักงานบัญชีจะดูอำนวยความสะดวกให้กับผู้ประกอบการ SME เป็นอย่างมาก แต่ในด้านปฏิบัติก็ยังพบปัญหาของการทำบัญชีที่เกิดขึ้นอยู่บ่อยครั้ง และปฏิเสธไม่ได้ว่าบางครั้งนำมาซึ่งความเสียหายให้กับเจ้าของบริษัทด้วย เช่น ถูกกรมสรรพากรตรวจสอบว่าบัญชีไม่มีความโปร่งใส เลี่ยงการเสียภาษี รวมไปถึงต้องเสียค่าปรับเป็นประจำ เจ้าของกิจการอย่าชะล่าใจเด็ดขาด เพราะถ้าหากละเลยอาจนำมาซึ่งความเสียหายที่ใหญ่กว่าเดิมก็เป็นได้ 8 ข้อต่อไปนี้คือสัญญาณที่มาเตือนแล้วว่าเจ้าของ SME ต้องมีการเตรียมตัวสำหรับย้ายสำนักงานบัญชีแล้วล่ะ….
- ไม่ระบุค่าใช้จ่ายที่ชัดเจน โดยปกติค่าใช้จ่ายในการจ้างสำนักงานบัญชีจะอยู่ที่ความยากง่าย ปริมาณเอกสาร และขอบเขตของงาน สำนักงานบัญชีที่ดีจะต้องแจ้งค้าใช้จ่ายและเงื่อนไขที่ชัดเจน และผู้ประกอบการ SME ต้องสอบถามให้ละเอียดก่อนตกลงให้มาวางระบบบัญชีของกิจการ ไม่เช่นนั้นอาจโดนมัดมือชกเรียกเก็บเพิ่มเป็นระยะ
- ไม่นำส่งเอกสารหรือส่งเอกสารล่าช้า ไม่ว่าจะเป็น ประกันสังคม ภงด. หรือเอกสารอื่น ๆ ที่ต้องยื่นต่อกรมสรรพกร เพราะการนำส่งเอกสารล่าช้าจะทำให้บริษัทเสียค่าปรับ และอาจกระทบต่อการใช้สิทธิ์ประกันสังคมของพนักงาน โดยเฉพาะพนักงานใหม่ ซึ่งอาจทำให้พนักงานมองบริษัทในแง่ลบได้
- ไม่มีเอกสารยืนยันการจ่ายภาษี ทุกครั้งที่สำนักงานบัญชีไปเสียภาษี จะต้องได้รับใบเสร็จจากการเสียภาษีทุกประเภท และทุกครั้งที่จ่าย ทางผู้ประกอบการควรให้สำนักงานบัญชีส่งใบเสร็จกลับมาให้เสมออาจจะเป็นช่องทางไลน์ หรือสแกนเข้าอีเมล์ก็ใช้ได้เช่นกัน
- ตรวจสอบงานไม่คืบหน้า โดยปกติแล้วหน้าที่การทำงานของสำนักงานบัญชีจะถูกแบ่งอย่างชัดเจน ว่าอะไรควรทำรายวัน รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี แต่เมื่อเจ้าของบริษัทตรวจสอบกลับพบว่าขั้นตอนบางอย่างไม่ดำเนินการไปตามที่ควรจะเป็น อย่างนี้ต้องตรวจสอบกันยาว
- ทำงานไม่เป็นระบบ อีกหนึ่งปัญหาของการทำบัญชีที่พบบ่อยคือ ติดต่อยากบ้าง เจอตัวยากบ้าง รับเอกสารแล้วไม่ยืนยัน ทำเอกสารหาย ไม่มีการโฆษณาวันหยุดประชุมบริษัทในช่วงปิดงบประจำปี มีการเรียกเก็บค่าปิดบัญชีประจำปีซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่เหมาะสม เป็นต้น
- ปิดบัญชีไม่ตรง ปิดบัญชีผิด เป็นเรื่องน่าเศร้าที่พนักงานบัญชีกลับปิดบัญชีไม่ตรงเสียเอง ซึ่งอาจเกิดจากคนตรวจเป็นพนักงานใหม่ที่ยังมีประสบการณ์น้อย สำนักงานปิดบัญชีมีพนักงานไม่เพียงพอ หรือเกิดจากความละเลยไม่ใส่ใจของพนักงาน รวมทั้งการไม่หมั่นบันทึกบัญชีเป็นประจำ เมื่อมารวบยอดทำทีเดียวจึงมีโอกาสผิดพลาดสูง
- แนะนำให้เลี่ยงภาษี บางสำนักงานก็เป็นที่ปรึกษาบัญชีที่ดี แต่บางแห่งตั้งตนเป็นผู้ให้คำแนะนำในการเลี่ยงภาษีเสียเอง เพียงเท่านี้ก็วัดได้แล้วว่ามีความน่าเชื่อถือหรือไม่ เพราะหากเอาเปรียบประเทศได้ ก็สามารถเอาเปรียบลูกค้าได้ไม่ยาก ลองคิดดูเล่น ๆ ว่าตลอดระยะเวลาสัญญาจะเอาเปรียบเราเมื่อไหร่และเท่าไหร่ไปบ้างก็ยังไม่รู้ และที่แย่ไปกว่านี้หากไม่พอใจเราอาจจะแกล้งให้สรรพากรมาตรวจสอบเราเสียเอง
- ร่วมกับกรมสรรพากรคิดค่าบริการที่สูง ถึงแม้เราจ้างบริษัทรับทำบัญชีแล้วก็อย่าชะล่าใจเป็นเด็ดขาด หมั่นตรวจสอบเอกสาร รวมไปถึงตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขด้วย เพราะถ้าหากไม่รู้ที่มาที่ไปและตัวเลขที่ปกติของการใช้จ่าย ถ้าเจอกรณีแบบนี้ก็เตรียมตัวสำหรับย้ายสำนักงานบัญชีได้เลย
สำนักงานรับทำบัญชีบางแห่งอาจดูดีมีความน่าเชื่อถือก็จริง แต่บ่อยครั้งได้ทำงานร่วมกันไปสักพักกลับพบความเปลี่ยนแปลง ปัญหาของการทำบัญชีเหล่านี้พอจะเป็นสัญญาณเตือนภัยได้ว่าเจ้าของธุรกิจ SME จะต้องระมัดระวังและตื่นตัวอยู่เสมอ ถึงแม้การบอกเลิกสัญญาจะเป็นเรื่องยากเพราะส่วนใหญ่แล้วต้องรอให้สำนักงานบัญชีดูแลจนครบปี แต่การใส่ใจเช็คเอกสารเป็นประจำ ประกอบกับการหาความรู้เรื่องบัญชีเพิ่มเติมอยู่เสมอ ก็เป็นสิ่งที่เจ้าของธุรกิจสามารถทำได้ทันที ทั้งนี้เพื่อลดความเสียหายและลดค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นจากความเสียหายนั้นด้วย ทั้งหมดนี้ก็คือเรื่องราวของสัญญาณที่บ่งบอกว่ากิจการของคุณควรเปลี่ยนสำนักงานบัญชีได้แล้ว ในโอกาสหน้าหากมีความเรื่องราวใด ๆ ที่น่าสนใจเกี่ยวกับการทำบัญชีเช่นนี้อีก Scholar Accounting ก็ไม่พลาดที่จะหยิบมาเล่าให้ทุกท่านได้ทราบกันอย่างแน่นอน
