งบการเงิน เป็นรายงานทางการเงินประเภทหนึ่งที่ทุกบริษัทต้องจัดทำ การทำงบการเงินมีประโยชน์อยู่หลายประการและมีประโยชน์ต่อผู้ใช้งานหลายกลุ่ม ตั้งแต่ นักลงทุน เจ้าหนี้ รวมไปถึงเจ้าของกิจการเอง เช่น ได้ศึกษาถึงผลกระทบต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นกับบริษัทในช่วงที่ผ่านมา เพื่อวางแผนธุรกิจใหม่สำหรับอนาคต หรือถ้าหากอยากทราบว่าสถานการณ์ทางเงินของบริษัทอยู่ในเกณฑ์ที่ดีหรือไม่ ก็สามารถทราบได้จากงบการเงินนั่นเอง
ปัจจัยในการทำงบการเงินล่าช้า
ถึงแม้งบการเงินจะมีความสำคัญมากแค่ไหนก็ตาม ก็ยังพบว่าหลายบริษัท โดยเฉพาะธุรกิจขนาดเล็ก (SMEs) มีการทำงบและส่งงบการเงินล่าช้า ทำให้เกิดผลกระทบตามมามากมาย ตั้งแต่การที่ต้องเสียค่าปรับกรณียื่นงบการเงินล่าช้า (หรือไม่ได้ยื่นงบการเงิน) จากการสำรวจพบว่าปัญหาของการทำบัญชีที่ทำให้ทำงบการเงินล่าช้ามีหลายประการ ดังนี้
- เกิดความล่าช้าตั้งแต่หน้างาน หน้างานของแต่ละธุรกิจจะมีความแตกต่างกันในรายละเอียด แต่ก็พอจะกล่าวในภาพรวมได้ว่าเป็นกระบวนการ Operation อย่างหนึ่ง ซึ่งเป็นกระบวนการที่มีการทำงานหลายลำดับขั้นตอนตั้งแต่การเปิดใบขออนุมัติซื้อ (Purchase requisition : PR), การเปิดใบสั่งซื้อ (Purchase Order : PO), การออกใบส่งของ และการทำใบวางบิล โดยแต่ละกิจกรรมยังต้องทำงานร่วมกันกับหลายฝ่าย ทั้งภายในบริษัทไปจนถึงซัพพลายเออร์ภายนอก อีกทั้งกิจกรรมเหล่านี้ล้วนต้องมีเอกสารเพื่อยื่นให้กับทางฝ่ายบัญชีทั้งสิ้น ฉะนั้น หากแต่ละส่วนทำงานล่าช้า ย่อมทำให้ฝ่ายบัญชีซึ่งเป็นหน่วยงานที่ซับพอร์ตกิจกรรมหน้างานทั้งหมดปิดงบล่าช้าไปด้วย
- เกิดความผิดพลาดของระบบ ถึงแม้กระบวนการบันทึกรายการของฝ่ายบัญชีจะมีโปรเกรมเข้ามาช่วย แต่ก็ต้องยอมรับว่าระบบของหลายธุรกิจก็มีอุปสรรคในการทำงานอยู่มาก ตั้งแต่การ Error, ระบบล่าช้า, โปรแกรมมีความซับซ้อนทำงานยาก, โปรแกรมเป็นเวอร์ชั่นที่ล้าหลัง เป็นต้น ปัจจัยเหล่านี้หากจะแก้ไขมักจะต้องใช้เวลานานและใช้งบประมาณสูง เพราะบางครั้งอาจต้องถึงกับวางระบบใหม่ทั้งหมด ทำให้เจ้าของกิจการหลายคนเลือกที่จะทิ้งปัญหาตรงนี้เอาไว้ก่อน
- การทำงานที่ไม่เป็นระบบของตัวพนักงานเอง ถึงแม้บริษัทที่มีระบบมาดีแล้ว แต่ถ้าหากพนักงานทำงานไม่มีการวางแผนให้ดีเองก็ย่อมทำให้ทำงบการเงินล่าช้าได้ เช่น การไม่ทำงานตาม Process บ่อยครั้งที่พบว่า Invoice ออกมาแล้วถึงค่อยมาเปิดใบขออนุมัติซื้อ (PR) ทีหลัง, การนำส่งเอกสารให้กับฝ่ายบัญชีไม่สมบูรณ์, หรือพนักงานฝ่าย Operation ได้รับเอกสารแล้วแต่ไม่บันทึกในระบบ ก็ย่อมทำให้การทำงานของฝ่ายบัญชีล่าช้าและทำงบการเงินล่าช้าไปด้วย
- พนักงานทำบัญชีขาดทักษะความรู้ บ่อยครั้งที่พบว่าการทำงบการเงินที่ล่าช้าเป็นเพราะการจ้างพนักงานฝ่ายบัญชีที่ยังขาดทักษะความรู้ เช่น เป็นนักศึกษาจบใหม่, คนที่ไม่มีประสบการณ์ทางบัญชีมาก่อน, การรับพนักงานเข้ามาทำงานโดยไม่มีการ training ใด ๆ ไม่ว่าจะเป็นความรู้ทางด้านบัญชี หรือองค์ความรู้ที่เกี่ยวกับธุรกิจเอง ความผิดพลาดเหล่านี้ย่อมทำให้พนักงานไม่ตระหนักถึงความสำคัญในการทำหน้าที่ของตน ไม่ซึมซับหรือรักองค์กรตน จนเกิดการละเลย ทำงานแค่ตามหน้าที่ และไม่เห็นความสำคัญของการทำงบบัญชี
- งานด้านบัญชีของกิจการถูกละเลย เป็นที่น่าเสียใจที่งานฝ่ายบัญชีมักถูกละเลยอยู่เสมอ ทั้ง ๆ ที่มีความสำคัญไม่ต่างจากฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด หรือฝ่ายอื่น ๆ เลย ปัญหาเหล่านี้เกิดได้ตั้งแต่ผู้ประกอบการไปจนถึงพนักงานระดับล่าง เช่น ผู้ประกอบการอ้างว่าไม่มีพื้นฐานบัญชีบริหารแถมยังไม่สนใจเรียนรู้เพิ่มเติมเพื่อใช้ประโยชน์จากมัน, พนักงานแต่ละแผนกไม่มีความกระตือรือร้น ทำงานเฉพาะหน้างานของตนแต่ลืมไปว่างานอีกหลายส่วนต้องส่งต่อให้กับแผนกอื่น, การออกบิลผิดประเภทและไม่รีบตามแก้ไขทำให้เอกสารล่าช้า, การรับพนักงานที่ไม่มีความรักในองค์กร หรือแม้แต่พนักงานที่ทำงานมานานแล้วแต่ขาดจรรยาบรรณในวิชาชีพของตน ทำงานผิดพลาดแล้วไม่แก้ไข ล้วนทำให้เกิดการทำงบล่าช้าทั้งสิ้น
งบการเงิน เปรียบเสมือนกระจกสะท้อนความสามารถของธุรกิจและการลงทุน การที่ธุรกิจใดเพิกเฉยย่อมหมายความว่ามันกำลังสะท้อนถึงความเสี่ยงอยู่เช่นกัน ถึงแม้ในวันนี้บริษัทของเราอาจขึ้นชื่อว่าเป็นเพียงธุรกิจ SME เล็ก ๆ แต่ถ้าเราให้ความสำคัญกับการวางแผนบัญชี ธุรกิจย่อมได้ประโยชน์ในทุกด้าน ทั้งการวางแผนทางการเงินที่สมเหตุสมผลที่สุดในสถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุด การมีความน่าเชื่อถือต่อคู่ค้าและซัพพลายเออร์ อีกทั้งยังไม่ต้องเสี่ยงส่งงบการเงินล่าช้าและไม่ต้องมีความผิดตามกฎหมายอีกด้วย สำหรับเจ้าของกิจการท่านใดที่กำลังต้องการแก้ไขปัญหาในการทำงบการเงินที่ล่าช้า ลองเข้ามาติดต่อสอบถามกับทีมงานของ Scholar Accounting กันดูก่อน เพื่อขอรับคำปรึกษาและคำแนะนำดี ๆ จากที่ปรึกษาบัญชีที่มีประสบการณ์ตรงและมีความเชี่ยวชาญในด้านการจัดทำบัญชี รับรองว่าคุณจะได้ความรู้ดี ๆ เพิ่มเติมในการแก้ปัญหาส่งงบการเงินล่าช้าอย่างแน่นอน
