แนวทางการแก้ปัญหา เมื่อการปิดงบการเงินบริษัทล่าช้า ยื่นไม่ทันเวลาที่กำหนด!

 

การจัดทำวางแผนบัญชีให้เป็นไปตามกฎหมาย อาจทำให้ผู้ประกอบการหลายๆคนรู้สึกงงๆ กับสิ่งที่ต้องทำเพิ่มเข้ามานอกเหนือจากความรู้ที่ตัวเองมี ยิ่งไม่มีความถนัดในเรื่องตัวเลขด้วยแล้ว ยิ่งทำให้วุ่นวายกันไปใหญ่ แต่หนึ่งในหน้าที่ของผู้ประกอบการที่มีการจดทะเบียนเป็นบริษัทจำกัดอย่างถูกต้อง คือทำการเก็บข้อมูล ทั้งส่วนของบัญชีรายรับ รายจ่าย บัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน บัญชีสินค้า ต่างๆ มากมายที่ช่างดูซับซ้อนวุ่นวาย ถ้าจะนั่งทำส่วนนี้คนเดียวทั้งหมดคงไม่ไหว เพราะการปิดงบและยื่นงบจะต้องทำให้ทันเวลา ไม่งั้นจะถือว่ามีความผิดบัญชีทางกฎหมายกันได้เลยทีเดียว

สิ่งที่พบเจอกันอยู่บ่อยๆ คืองบบัญชีต่างๆ ที่เกิดขึ้นในบริษัท มีการจดทะเบียนแบบเป็นเรื่องเป็นราว มักจะทำให้เหล่าผู้ประกอบการรู้ปวดหัวกับตัวเลข ที่ไม่ใช่แค่เรื่องทุนและกำไรเท่านั้น แต่ยังมีข้อมูลบัญชีในส่วนอื่นที่ซับซ้อนชวนปวดหัว ต้องมานั่งแยกย่อยอีกมากมาย ถ้าใครไม่มีความรู้เรื่องการทำบัญชีมาก่อน แน่นอนว่าสิ่งนี้เหมือนกับตัวก่อกวนชั่วโมงการทำงานอย่างอื่นดีๆ นี่เอง

ด้วยเหตุนี้หลังจากการตั้งบริษัทอย่างเป็นทางการขึ้นมา ผู้ประกอบการหลายๆคนอาจจะมองหาคอร์สอบรมบัญชีสำหรับผู้ประกอบการเพื่อที่จะจัดการวางแผนและบริหารบัญชีด้วยตนเอง จะต้องมีการมองหานักบัญชีเอาไว้สักคน หรือบริษัทที่ปรึกษาบัญชี เพื่อเป็นผู้ช่วยเหลือทำการปิดงบประมาณบัญชีให้ ส่วนตัวเองก็ทำหน้าที่เพียงแค่ยื่นรายละเอียดให้กับที่ปรึกษาบัญชี จัดการให้เรียบร้อยก็แค่นั้น สิ่งเหล่านี้จะมีผลต่อการเสียภาษี ทำให้บริษัทดำเนินการไปอย่างถูกต้องและสมบูรณ์แบบมากที่สุด แต่ปัญหาที่มักพบได้บ่อยครั้งคือการปิดงบไม่ทัน ยื่นงบไม่ทันเวลา ใครอยากรู้แนวทางแก้ปัญหา ลองมาดูกันว่าต้องจัดการวางแผนอย่างไร จะได้ไม่พลาดอีกในการปิดงบรอบหน้า!

เข้าใจหน้าที่ของการเป็นผู้ประกอบการอย่างถูกต้องก่อน

ยกระดับจนกลายเป็นผู้ประกอบการ มีบริษัทห้างร้านจดทะเบียนอย่างถูกต้อง ควรเข้าใจหน้าที่การทำงานของตัวเองก่อน ไม่ว่าเป็นห้างหุ้นส่วน หรือการจดทะเบียนในรูปแบบบริษัทก็ตาม จะต้องทำการปิดบัญชี รวบรวมข้อมูลการเงินต่างๆ การปิดงบให้ทันในรอบระยะเวลาของการเปิดบัญชีตั้งแต่วันแรก หรือใช้การนับแบบระยะ 12 เดือนในการปิดบัญชีก็ได้ ถ้าเกินกว่านี้ก็จะต้องยอมรับกับบทลงโทษตามกฎหมายเป็นการเสียค่าปรับ ยกตัวอย่างง่ายๆ กรณีที่ต้องการปิดบัญชีแบบเป็นรอบ ถ้ามีการเปิดบัญชีครั้งแรกวันที่ 1 มีนาคม รอบการปิดก็จะต้องเป็น 1 มีนาคมของเดือนถัดไป  ใครไม่อยากโดนส่วนนี้ก็ควรรู้หน้าที่ของตัวเอง จัดหาที่ปรึกษาบัญชีมาช่วยเหลือ

โดยหลักใหญ่ของผู้ประกอบการที่ต้องทำเพื่อปิดงบการเงินและยื่นภาษีให้ถูกต้องนั้น มีขั้นตอนที่้ต้องรู้ดังต่อไปนี้ คือ

1.ปิดบัญชีบริษัทให้ทันตามกำหนดของกฎหมาย – การปิดบัญชีให้ทันสำหรับบริษัทใหม่ ครั้งแรกควรจะต้องให้อยู่ในรอบ 12 เดือน นับเอาตั้งแต่วันแรกของการเริ่มทำบัญชี พอปิดบัญชีรอบแรกเสร็จ ก็ให้นับเอาวันปิดบัญชีดังกล่าวเป็นรอบในการปิดครั้งต่อไป นอกจากบางบริษัทที่ได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากสารวัตรบัญชีว่าเปลี่ยนรอบการปิดได้ ในส่วนนี้อธิบายให้ละเอียดคือ ปิดเดือนไหนก็ได้ แต่จะต้องไม่เกินเดือนที่ 12 ซึ่งในรอบถัดๆ ไป ก็จะต้องปิดในเดือนเดียวกันตลอด นอกจากจะไปทำเรื่องขอเปลี่ยนแปลงใหม่อีก

2.ทำงบการเงินให้เรียบร้อย – ส่วนนี้ถือว่าเป็นรายละเอียดปลีกย่อยที่น่าปวดหัวพอสมควรสำหรับคนที่ไม่มีความรู้ เพราะงบการเงินที่ต้องทำการจัดสรร จะต้องประกอบไปด้วยการแสดงงบรายรับ รายจ่าย กำไร-ขาดทุน ต้นทุนสินค้า บัญชีรายวัน บัญชีหนี้สิน บัญชีเปรียบเทียบงบการเงิน และส่วนอื่นๆ ที่นำมาแยกประเภทตามเหมาะสมอีกมากมาย

3.จะต้องยื่นงบการเงินให้มีการตรวจสอบ – หลังจากที่ปิดงบบัญชีเรียบร้อยแล้ว จะต้องจัดการให้มีผู้สอบบัญชีอย่างน้อยที่สุด 1 คน การเลือกคือต้องเป็นผู้ที่จบมาด้านนี้โดยตรง มีความละเอียดรอบคอบ เพราะจะต้องทำการเซ็นรับรองงบการเงินแต่เพียงผู้เดียวเท่านั้น โดยขั้นตอนนี้หลังจากเรียบร้อยแล้ว จะต้องนำไปเสนอกับที่ประชุมผู้ถือหุุ้นต่อให้แล้วเสร็จภายใน 4 เดือน มีการเตรียมเอกสารเป็นสำเนางบการเงินส่งมอบให้ผู้ถือหุ้นก่อนล่วงหน้าวันประชุมจริง อย่างน้อยที่สุดก่อนการประชุม 3 วัน

4.ยื่นภาษีให้ตรงตามกำหนด – การยื่นภาษีพื้นฐานหน้าที่ของเหล่าผู้ประกอบการอยู่แล้ว การยื่นภาษีจะต้องทำ “ทุกสิ้นเดือน” กำหนดเอาไว้ว่าจะต้องไม่เกินวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

หน้าที่ทั้งหมดที่กล่าวไปข้างต้นนี้ยังรวมไปถึงการยื่นบัญชีหรือเรียกว่าการส่งงบบัญชี หลังจากที่ได้รับการตรวจสอบแล้วในที่ประชุมผู้ถือหุ้น แจ้งผ่านระบบออนไลน์ที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยต้องแล้วเสร็จภายใน 1 เดือน นี่จึงเป็นเหตุผลที่ว่าทำไมบริษัทควรมีผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาบัญชีที่สามารถช่วยเหลือ และให้คำแนะนำได้ แม้จะเป็นหน้าที่ของผู้ประกอบการทั้งหมดอยู่แล้ว แต่การมีช่วยย่อมดีกว่าเสมอ

สาเหตุยอดฮิต ทำไมบริษัทจำกัดจึงมักปิดงบการเงินไม่ค่อยทัน

Dead line มาถึงช่วงที่ต้องส่งงบการเงินแล้ว แต่ดูเหมือนผู้ประกอบการยังไม่พร้อมการปิดงบใดๆ เลย เป็นสิ่งที่พบได้บ่อยในบริษัทและห้างหุ้นส่วนที่จดทะเบียนแล้ว ไม่ใช่แค่เรื่องความเป็นมือใหม่ในการก่อตั้งบริษัทเท่านั้น แต่ยังมีปัจจัยแวดล้อมอย่างอื่นเข้ามาเกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นหน้าที่ของพนักงานบัญชีในบริษัทที่ไม่มีความเป็นมืออาชีพ หรือเจ้าของบริษัทเองที่ล่าช้าในการมอบข้อมูลให้เจ้าหน้าที่ ทำให้เอกสารไม่สมบูรณ์จนปิดงบไม่ทันเวลานั่นเอง บางครั้งผู้ประกอบการก็เตรียมเอกสารให้เจ้าหน้าที่บัญชีจัดการครบถ้วนแล้ว ทว่าเจ้าหน้าการเงินไม่มีความเป็นมืออาชีพ กลายเป็นว่าสุดท้ายส่งก็ปิดงบการเงินไม่ทันอยู่ดี หรือหลายๆบริษัทอาจเจอปัญหาที่ว่า หลังจากที่มีการจ้างงานสำนักงานบัญชีให้ปิดงบการเงินให้แล้วสำนักงานปิดตัวไป ติดต่อไม่ได้ พนักงานที่ทำบัญชีให้หรือผู้สอบบัญชีถูกเปลี่ยน ทำให้เอกสารการเงินสูญหาย พอไม่ครบถ้วนก็ต้องเริ่มต้นไปทำกันใหม่ ทำให้เสียเวลา การปิดงบล่าช้ามากขึ้นไปอีก

นอกจากนี้ยังพบว่าบางธุรกิจค้างจ่ายค่าทำบัญชี พนักงานบัญชีเลยไม่ทำการส่งงบการเงิน  มีบางรายการที่ตกลงกับผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีไม่ได้ ทำให้การปิดงบยังไม่สามารถทำได้ตามมา และเหตุที่หนักสุดคือบริษัทที่ปรึกษาบัญชีดังกล่าวดันถูกดำเนินคดีถึงขั้นยึดทรัพย์ ทำให้เอกสารของผู้ประกอบการสูญหายตามไปด้วย ไม่ว่าจะเป็นด้วยเหตุผลใด การส่งงบไม่ทัน ทำให้หลายๆบริษัทต้องเจอกับปัญหาด้านกฎหมายตามมา

เรื่องแบบนี้แก้ไขได้ ด้วยความรอบคอบของผู้ประกอบการเอง เพราะหลักๆ ที่จะเป็นปัญหาเมื่อมีสาเหตุข้างต้นเกิดขึ้นก็คือข้อมูลด้านการต่างๆ ที่เป็นเอกสารสูญหายไป แก้ด้วยการเก็บเอกสารทางบัญชีเอาไว้ที่บริษัทของผู้ประกอบการเองทั้งหมด ไม่ฝากให้สำนักงานบัญชีรับผิดชอบ เวลาเกิดปัญหาที่คาดเดาไม่ได้ขึ้นมา ก็จะได้มีเอกสารเตรียมพร้อมเอาไปขอยื่นปิดงบบัญชีการเงินกับสำนักงานบัญชีแหล่งอื่นได้ทัน

ผลกระทบหากปิดงบหรือยื่นงบการเงินไม่ทัน จะเกิดปัญหาอะไรตามมา ?

ความล่าช้าที่ไม่สามารถยื่นงบการเงินไม่ทัน หรือเกินช่วงเวลาที่กำหนดเอาไว้ตามกฎหมาย จะต้อง “เสียค่าปรับ” ตามจำนวนที่ระบุเอาไว้แล้ว โดยสัญญาณเตือนนั้นจะถูกส่งมาในรูปแบบของหมายเรียกจากสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ถ้ายังไม่ยอมแก้ไขยื่นงบตามกฎหมายให้เรียบร้อย อาจจะต้องจ่ายค่าปรับสูงถึง 50,000 บาท กันเลยทีเดียว

ในส่วนค่าปรับจะต้องแบ่งจ่ายให้กับ 2 หน่วยงาน คือกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร แน่นอนว่าเงินที่เสียไปไม่ใช่น้อย เพราะมีส่วนที่ต้องชำระเพิ่มอีกร้อยละ 1.5 ต่อเดือน จากยอดที่ต้องชำระจริงด้วย ถ้าติดกันเป็นแบบรายปี ก็จะต้องคูณเข้าไปปีละ 12 เดือนเลยทีเดียว นับไปนับมา ก็ดูจะไม่คุ้มค่ากับความเสี่ยงนี้เท่าใดนัก อีกทั้งในปัจจุบันกฎหมายยังเพิ่มมาอีกว่า บริษัทไหนที่ไม่ยอมยื่นงบการเงินภายใน 3 ปีติดๆ กัน ถือว่าหมดสิทธิ์ดำเนินกิจการอีกด้วย

แนวทางแก้ปัญหาสำหรับบริษัทที่ปิดงบหรือยื่นงบไม่ทันเวลาให้ออกมาราบรื่น

การปิดบัญชีไม่ทัน จะต้องเจอกับค่าปรับเป็นหมายเรียกแจ้งมาตามที่กล่าวเอาไว้ด้านบน กรณีเช่นนี้หลังจากได้รับหมายเรียกแล้ว ให้รีบทำการหาผู้ช่วยจัดทำบัญชีโดยไวที่สุด เพื่อให้งบการเงินอัพเดตเป็นบัญชีปัจจุบัน หมายเรียกนี้จะมีอายุความประมาณ 1 ปี ไม่ว่าจะเป็นของกรมพัฒนาการค้า หรือสรรพกร ให้รีบทำการยื่น เพราะยื่นเร็วในระยะเวลาที่กำหนด ก็จะเสียค่าปรับเพียงแค่ 2,000 บาทเท่านั้น แต่หากล่าช้าไปกว่านี้แล้วล่ะก็ ต้องดูตามข้อกฎหมายที่มีแจ้งเอาไว้อยู่แล้ว ยิ่งนานก็ยิ่งเสียค่าปรับมาก ดังนั้นทางที่ดีเมื่อได้หมายเรียกมา ให้รีบจัดการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าให้ทัน

เมื่อมีการยื่นข้อมูลการเงินที่เป็นปัจจุบันแล้ว ก็ยังไม่ได้หมายความว่าหมายเรียกจะหมดอายุความ เพราะความผิดนี้มีอายุถึง 5 ปี ถ้าผู้ประกอบการไม่อยากนั่งกังวล ก็ให้ทำการจ่ายค่าปรับให้แก่กรมพัฒนาการค้าทั้งหมด 12,000 บาท เพื่อปิดเรื่อง โดยขั้นตอนนี้จะต้องเข้าไปพบเจ้าหน้าที่ตำรวจก่อนเข้าไปจ่ายค่าปรับ เพื่อให้รายชื่อถูกเอาออกจากลิสต์บริษัทที่ไม่ส่งงบการเงินประจำปี กลายเป็นต้องเสียทั้งค่าอนุมัติงบการเงินล่าช้า พ่วงไปกับค่ายื่นงบล่าช้าอีก เผลอๆ อาจเจอหมายเรียกค่าปรับสูงสุดถึง 50,000 บาทได้เลยทีเดียว

ส่วนกลุ่มผู้ประกอบการที่ต้องการหยุดการดำเนินธุรกิจ มองเห็นว่าเงินที่ต้องเอาไปปิดเรื่องเป็นค่าใช้จ่ายที่สูงอยู่พอสมควร ถามว่า ถ้าไม่อยากไปพบตำรวจ เพราะไม่ต้องการทำเรื่องเสียค่าปรับจะได้ไหม? ลองเปรียบเทียบน้ำหนักกันดูว่าถ้าหากเป็นธุรกิจที่เปิดบริษัทเอาไว้เฉยๆ ไม่ได้มีการดำเนินกิจการอะไร ถ้าไม่ไปปิดเรื่อง ข้อดีก็คือไม่ต้องจ่ายค่าปรับ ไม่ต้องปิดบัญชีตั้งแต่เริ่มต้น ไม่ต้องเสียค่าทำบัญชี ให้กับที่ปรึกษาบัญชี เพราะโดยปกติค่าปิดงบอาจจะดูแพงสำหรับใครหลายๆคน แต่หากลองดูข้อเสียกรณีที่ไม่ยอมเข้าไปพบตำรวจ ไม่ปิดงบการเงิน ค่าใช้จ่ายจะสูงกว่ามาก เป็นความเสี่ยงชนิดที่ไม่คุ้มค่า ให้จำไว้ว่าหากมีเหตุต้องขึ้นโรงขึ้นศาลมา รายชื่อคุณจะลิสต์อยู่ในระบบของตำรวจ กลายเป็นคนที่หมายเรียกไปซะงั้น ส่วนนี้ก็ต้องแก้ไขด้วยการไปขอเจรจา แล้วทางตำรวจก็จะให้เดินทางไปจ่ายค่าปรับที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กรณีที่ปล่อยทิ้งไว้จนมีหมายมาถึงเป็นครั้งที่สอง รอบนี้จะไม่ใช่แค่หมายเรียกให้ไปเจรจาแล้ว จะเป็นหมายจับ พอไม่ไปรายงานตัว ก็จะกลายเป็นหมายศาล เป็นคดีความวุ่นวาย เสียน้อยเสียยากตามมา

อีกกลุ่มบริษัทจะเป็นพวกที่จดทะเบียนเป็นบริษัทแล้ว แต่ต้องการจดยกเลิก ทำให้ไม่มีเอกสารปิดงบครั้งที่แล้วเอามาใช้เป็นตัวเปรียบเทียบ การยื่นขอภายในปีนี้จึงไม่ได้ทำ แถมเลยกำหนดด้วย และบริษัทก็ยกเลิกการทำกิจการไปแล้วเช่นกัน ทางออกคือ ถ้าไม่อยากไปติดต่อกับสำนักงานบัญชีเดิม ก็ต้องเริ่มแก้ไขด้วยตัวเองเพื่อให้ทุกอย่างเรียบร้อย ตั้งแต่คัดเอางบการเงินปีที่ยื่นล่าสุดที่กรมพัฒนากิจการค้าหรือที่กรมสรรพากรก็ได้ จัดการทำงบการเงินของปีที่ยังไม่แล้วเสร็จให้เรียบร้อย จากนั้นก็ยื่นข้อมูล โดยเอาส่วนของงบการเงินที่ไปคัดมาใช้เป็นข้อมูลพื้นฐาน ถ้ายื่นล่าช้าก็ต้องทำใจว่าต้องเสียค่าปรับเบื้องต้น พอเรียบร้อยแล้วก็จะสามารถทำการจดยกเลิกบริษัทได้ตามต้องการ

โดยสรุปแบบย่อความจากทั้งหมด เรื่องของการแก้ปัญหาปิดงบไม่ทัน หรือยื่นงบไม่ทันก็ตาม เมื่อได้รับหมายเรียกครั้งแรกก็ควรที่จะเข้าไปจัดการยื่นงบให้เรียบร้อย และทำข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน แนะนำให้ใช้บริการจากสำนักงานบัญชีคุณภาพที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญเป็นผู้ช่วยเหลือ เพื่อความรวดเร็วและแม่นยำ การยื่นงบจะได้ไม่ล่าช้ามากเกินไป ทำให้เสียค่าปรับแค่ในส่วนล่าช้าเท่านั้น

ถ้ามีที่ปรึกษาบัญชีที่มีความสามารถเป็นผู้ช่วยให้กิจการของคุณดำเนินไปได้ด้วยดีแล้วล่ะก็ เจ้าของธุรกิจก็อย่าลืมที่จะทำการเตรียมเอกสารรายรับ รายจ่าย ทั้งหมดที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีให้พร้อม เพื่อความรวดเร็วในการปิดงบ และช่วยให้บัญชีถูกบันทึกอย่างครบถ้วนสมบูรณ์ด้วย