หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย คือเอกสารที่ผู้จ่ายเงินที่มีหน้าที่หัก ณ ที่จ่าย ออกให้ผู้รับเงินเมื่อได้ทำการหักเงินบางส่วนไว้ตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร โดยหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายนี้ต้องออกให้แก่ผู้รับเงิน 2 ฉบับที่มีข้อความตรงกัน
โดยต้องมีข้อความด้านบนของหนังสือรับรองแต่ละฉบับดังนี้
- ฉบับที่ 1 มีข้อความว่า “สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายใช้แนบพร้อมกับแสดงรายการ”
- ฉบับที่ 2 มีข้อความว่า “สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายเก็บไว้เป็นหลักฐาน”
กำหนดเวลาในการออก หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
- กรณีเงินเดือน ค่าจ้าง ค่านายหน้า บำเหน็จ (เงินได้มาตราที่ 40(1) (2)) ให้ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ ของปีถัดจากปีที่มีการหัก ณ ที่จ่าย หรือภายใน 1 เดือนนับตั้งแต่วันที่ผู้ถูกหัก ณ ที่จ่ายออกจากงานในระหว่างปีภาษี
- กรณีจ่ายเงินได้อื่น ๆ เช่น ค่าเช่า ค่าบริการ ค่าขนส่ง ค่าโฆษณา เป็นต้น (เงินได้ตามมาตรา 40(3) (4) (5) (6) (7) หรือ (8)) ให้ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายทันทีทุกครั้งที่มีการหัก ณ ที่จ่าย
วิธีการจัดทำหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
- จัดทำเป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ ในกรณีที่จัดทำเป็นภาษาต่างประเทศอื่นต้องมีคำแปลภาษาไทยกำกับ ส่วนตัวเลขที่ใช้สามารถใช้ได้ทั้งเลขไทยและเลขอารบิค
- ต้องจัดทำสำเนาคู่ฉบับ ซึ่่งเป็นฉบับที่ 3 นอกเหนือจากฉบับที่ 1 และ 2 ที่ออกให้ผู้ถูกหัก ณ ที่จ่ายไป เพื่อใช้เป็นหลักฐานในกรณีที่ได้ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายให้ไปแล้วแต่ชำรุดหรือสูญหาย ให้ผู้ที่ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายออกใบแทนหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายได้ โดยถ่ายสำเนาฉบับที่ 3 และใส่ข้อความว่า “ใบแทน” ไว้ด้านบนของเอกสาร และมีการลงลายมือชื่อของผู้ออกใบแทนไว้เป็นหลักฐานด้วย
- ระบุประเภทของเงินได้พึงประเมินที่ถูกหัก ณ ที่จ่ายในหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
- ในกรณีที่ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายจากเงินได้พึงประเมินประเภทเงินเดือน แล้วมีการหักเงินเข้ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพ กองทุนประกันสังคม กองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการ (กบข.) และกาองทุนสงเคราะห์ตามกฎหมายว่าด้วยโรงเรียนเอกชน สามารถระบุจำนวนเงินที่หักเข้ากองทุนดังกล่าวในแต่ละปีในหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายได้
- การลงชื่อของผู้มีหน้าที่หัก ณ ที่จ่ายในหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย สามารถทำได้ทั้งประทับตรายางและลงลายมือชื่อจริง หรือพิมพ์จากคอมพิวเตอร์ที่มีการเก็บลายมือชื่อไว้แล้วก็ได้
สำหรับการกรอกข้อมูลในหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ต้องกรอกให้อ่านเข้าใจง่ายซึ่งสามารถทำได้ทั้งการเขียนและการพิมพ์ และผู้จ่ายเงินต้องทำเครื่องหมาย ✔ ลงในช่อง ロว่าเป็น (1) หัก ณ ที่จ่าย (2)ออกให้ตลอดไป (3)ออกให้ครั้งเดียว (4) อื่น ๆ (ระบุ)………………………………..
ในส่วนของการลงลายมือชื่อผู้จ่ายเงิน ต้องระบุข้อความดังนี้
- ลงลายมือชื่อผู้จ่ายเงินหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
- ระบุวัน เดือน ปี ที่ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
- ประทับตรานิติบุคคล (ถ้ามี)
