ความสำเร็จของการบริหารธุรกิจเกือบทุกประเภท นอกจากมีแผนธุรกิจวางไว้เพื่อเป็นกรอบในการบริหารงานแล้ว ยังขึ้นอยู่กับการวางระบบบัญชีที่ดีด้วย ปัญหาที่ผู้ประกอบการอาจเคยได้ยินหรือเคยประสบมากับธุรกิจของตนเอง ก็คือ “ขายดีแต่ไม่มีกำไร” และยังมีปัญหาสินค้าค้างสต็อก สินค้าหมดอายุหรือมีสินค้าที่บรรจุภัณฑ์หีบห่อชำรุดเสียหายค้างอยู่ในสต็อกเป็นจำนวนมาก ปัญหาเหล่านี้เกิดจากอะไรได้บ้างนั้น เรามาติดตามกัน….
ปัญหาสินค้าค้างสต็อก และข้อผิดพลาดในการบริหาร
ปัญหาสินค้าคงคลังไม่เคลื่อนไหว และมีสินค้าหมดอายุหรือสินค้าชำรุดเสียหายค้างอยู่ในสต็อกนั้น ถือเป็นสิ่งที่ส่งผลกระทบต่อการบริหารงานในหลาย ๆ ด้าน ทั้งการวางระบบบัญชีและปัญหาของการทำบัญชี จนกลายเป็นปัญหาใหญ่ที่เรียกว่า “กิจการขาดทุนกำไร” เพราะมียอดซื้อขายที่มีตัวเลขแสดงผลกำไร แต่ในบัญชีสำหรับผู้บริหารหรือการเตรียมเอกสารเพื่อทำงบการเงิน แสดงตัวเลขให้รู้ว่าผลการดำเนินงานนั้น ไม่ได้รับผลกำไรตามที่ควรจะเป็น สำหรับปัญหาสินค้าค้างสต็อก และข้อผิดพลาดในการบริหาร เกิดได้จากสาเหตุใหญ่ ๆ ดังต่อไปนี้
1.ธุรกิจไม่มีการวางระบบบัญชี
ปัญหาของการทำบัญชี ผู้ประกอบการส่วนหนึ่ง มักเข้าใจผิดว่าเป็นระบบที่เหมาะสำหรับกิจการหรือธุรกิจขนาดใหญ่เท่านั้น ส่วนกิจการเจ้าของคนเดียวหรือร้านค้าปลีกรวมไปถึงธุรกิจ SME บางประเภท อาจไม่ได้ให้ความสำคัญกับการจัดทำบัญชี เนื่องจากกลัวเรื่องค่าใช้จ่ายที่จะต้องจัดจ้างพนักงานที่มีความรู้มาจัดทำบัญชี ปัญหาในข้อนี้อาจทำให้มีสินค้าคงเหลือค้างอยู่ในสต็อกเป็นจำนวนมากเนื่องจากขาดข้อมูลทางบัญชี ทำให้มีต้นทุนในการดำเนินงานสูงหรือต้องมีเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้น และปัญหาใหญ่ที่เกิดขึ้นได้ก็คือ มีสินค้าหมดอายุหรือสินค้าเสื่อมสภาพอยู่ในสต็อก ส่งผลทำให้ธุรกิจขาดทุนมากขึ้นหรือมีผลกำไรน้อยลง
ความสำคัญของการวางระบบบัญชี ก็คือทำให้ผู้ประกอบการมีแหล่งข้อมูลของธุรกิจ ซึ่งตัวเลขต่าง ๆ จะแสดงให้เห็นถึงความเป็นไปของกิจการ เช่น มีสินค้าคงเหลืออยู่ในคลังหรือในสต็อกที่ต้องรีบบริหารเพื่อระบายสินค้ามีจำนวนเท่าไหร่ หรือ มีสินค้าใกล้หมดอายุต้องรีบนำออกมาจัดโปรโมชั่นมากน้อยเพียงใด สำหรับการจัดทำบัญชีให้เป็นระบบ ในความเป็นจริง อาจจัดทำบัญชีหรือบันทึกบัญชีแบบง่าย ๆ ตามความเข้าใจที่ผู้ประกอบการสามารถทำได้ด้วยตัวเอง โดยไม่ต้องมีความรู้ด้านการจัดทำบัญชีมาก่อน หรืออาจจัดจ้างบริษัทหรือจ้างสำนักงานบัญชีมาวางระบบบัญชีให้ในเบื้องต้น ซึ่งวิธีนี้จะได้รูปแบบบัญชีที่ตรงตามมาตรฐานและเหมาะสมกับขนาดของธุรกิจนั้น ๆ
2.จัดทำบัญชีไม่เป็นปัจจุบัน
บางกิจการอาจมีการวางระบบบัญชี หรือมีบัญชีสำหรับผู้บริหารอยู่แล้ว แต่ไม่มีการบันทึกบัญชีให้เป็นปัจจุบัน ไม่มีการจดบันทึกรายรับรายจ่ายในแต่ละวัน และไม่มีการจัดทำบัญชีแยกประเภทซึ่งส่งผลให้การจัดทำทะเบียนสินค้าผิดพลาดหรือมียอดคงเหลือในสต็อกไม่เป็นปัจจุบันและไม่ตรงกับความเป็นจริง ปัญหาของการบันทึกบัญชีไม่เป็นปัจจุบัน ขาดการจัดทำบัญชีอย่างสม่ำเสมอ ข้อมูลตัวเลขที่ได้มักมีความคลาดเคลื่อน ก็จะส่งผลให้การบริหารธุรกิจมีความผิดพลาดตามไปด้วย
3.การบริหารบกพร่องไม่มีการตรวจนับสินค้า
ความบกพร่องในการบริหารที่ไม่มีการตรวจนับสินค้า นอกจากเป็นผลมาจากไม่จัดทำบัญชีทำให้ไม่มีตัวเลขให้ตรวจสอบ การไม่วางแผนธุรกิจให้มีการตรวจนับสินค้า ผู้ประกอบการจะไม่สามารถรับรู้ได้เลยว่าสินค้าชนิดไหนประเภทใดขายดี สินค้าชนิดใดขายไม่ดี และเป็นสินค้าตกค้างใกล้หมดอายุ หรือเป็นสินค้าเสื่อมคุณภาพที่ควรคัดแยกออก ผลเสียที่เกิดจากการไม่ตรวจนับสินค้าก็คือทำให้กำไรส่วนหนึ่งจมอยู่กับสินค้า เมื่อการเตรียมเอกสารเพื่อทำงบการเงินเรียบร้อย ตัวเลขแสดงผลกำไรออกมาก็จะไม่ตรงกับความเป็นจริง เพราะต้องหักสินค้าคงเหลือทำให้เงินสดลดลงไป ปัญหานี้เรียกกันว่า “ผลประกอบการขาดทุนกำไร”
การบริหารสต็อกที่ถูกต้อง ช่วยเพิ่มผลกำไร
การบริหารกิจการให้ประสบความสำเร็จ ส่วนหนึ่งมาจากการมีแผนธุรกิจ และการจัดวางระบบบัญชี ซึ่งทั้งสองสิ่งนี้ช่วยให้การบริหารสต็อกสินค้ามีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ทำให้ผู้ประกอบการสามารถระบายสินค้าออกไปอย่างเป็นระบบ ทั้งจัดโปรโมชั่น ลด แลก แจก แถม หรือทำกิจกรรมด้านการตลาดในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อระบายสินค้าที่ใกล้หมดอายุ ช่วยลดปัญหาสินค้าเสื่อมสภาพหรือหมดอายุก่อนวางขาย ส่วนสินค้าตกค้างที่ตรวจพบยังสามารถเร่งขายออกไปเพื่อให้ได้เงินสดเข้ามาแทน นอกจากนั้นตัวเลขที่ได้จากการจัดทำบัญชี ยังช่วยให้ผู้ประกอบการคำนวณต้นทุนสินค้าได้ถูกต้อง และมีโอกาสได้รับผลกำไรเพิ่มมากขึ้น
บทสรุป
กิจการที่ประสบความสำเร็จ จากการบริหารสต็อกอย่างถูกต้อง จะช่วยลดสินค้าค้างสต็อกและทำให้มีผลกำไรเพิ่มมากขึ้น ส่วนสำคัญมาจากข้อมูลตัวเลขที่เกิดจากการแผนธุรกิจ และจัดวางระบบบัญชีของกิจการ ทำให้มีตัวเลขทางบัญชีสำหรับผู้บริหาร นำไปใช้ในการบริหารสต็อกได้อย่างถูกต้อง และทำให้สินค้ามีการเคลื่อนไหวอย่างต่อเนื่อง โดยหลักสำคัญในการจัดทำบัญชีสำหรับผู้ประกอบการก็คือการบันทึกบัญชีทุกวัน เพื่อให้ข้อมูลตัวเลขที่นำไปใช้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
บทความนี้น่าจะทำให้เจ้าของกิจการหลาย ๆ คนเข้าใจการบริหารสต็อกมากยิ่งขึ้น ซึ่งการบริหารสต็อกที่ดีนั้นจะช่วยเพิ่มผลกำไรให้กับกิจการของคุณได้อย่างแน่นอน สำหรับผู้ประกอบการท่านใดที่ต้องการความรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการบริหารสต็อกที่ถูกต้อง เพื่อลดสินค้าค้างสต็อก ลองเข้ามาติดต่อสอบถามกับทีมงานของ Scholar Accounting กันดูก่อน รับรองว่าคุณจะได้รับความรู้และข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน
