การปิดงบการเงินให้ทันสำหรับบริษัทหรือห้างหุ้นส่วน ไม่ใช่หน้าที่ของผู้ที่มีหน้าที่วางแผนและบริหารบัญชีเพียงอย่างเดียวเท่านั้น ความล่าช้าเกิดขึ้นได้ตั้งแต่ตัวเจ้าของผู้ประกอบการเองที่ยื่นเอกสารให้เจ้าหน้าที่ได้ไม่ครบ การปิดงบจึงถูกเลื่อนออกไป เพราะมีรายละเอียดและขั้นตอนที่ต้องใช้เวลา การปิดงบการเงินมีเวลาที่กำหนดแน่ชัดในแต่ละเดือนอยู่แล้ว เมื่อเวลานับถอยหลัง ไหนจะต้องประชุม อนุมัติ และยื่นงบ ก็อาจเจอหมายเรียกร่อนมาให้ไปเสียค่าปรับซะแล้ว กลายเป็นต้องเสียทุนไปโดยใช่เหตุเพราะการวางแผนบัญชีที่ไม่ดีของบริษัท หรือการเลือกสำนักงานบัญชีที่ไม่ได้มาตรฐานมาร่วมงาน
แม้การปิดงบบัญชี รวมถึงการยื่นภาษีจะต้องทำปีละ 1 ครั้งเป็นอย่างน้อย จนทำให้หลายๆ คนเลือกที่จะไม่ยื่นงบ เพราะคิดว่าเป็นสิ่งยุ่งยาก แต่เมื่อมีหมายเรียกเกินกว่า 1 ครั้ง ย่อมส่งผลกระทบต่อการดำเนินแผนธุรกิจของตัวเองตามมา แทนที่จะได้เอาเงินค่าปรับไปใช้บริหารจุดอื่นของบริษัทให้เกิดการพัฒนาการ ก็ต้องมาเสียไปกับเรื่องไม่เป็นเรื่อง เพราะการปิดงบล่าช้าซ้ำแล้วซ้ำเล่า
ดังนั้นเจ้าของกิจการกลุ่มไหนไม่อยากให้บริษัทต้องเจอปัญหาใหญ่ด้านกฏหมายแล้วล่ะก็ ลองมาดูแนวทางการปิดงบการเงินแบบมืออาชีพ ที่จะช่วยให้เข้าใจระบบขั้นตอนได้ง่ายขึ้น เมื่อปิดงบและยื่นงบทันเวลา จะได้เอาเวลาไปคิดวางแผนธุรกิจสร้างกำไรกันต่อไปจะดีกว่า
ผู้ประกอบต้องเตรียมตัวอย่างไร ก่อนถึงวันปิดงบ ?
โดยทั่วไปผู้ประกอบการคงไม่เสียเวลามาทำการเปิด-ปิด งบบัญชีด้วยตัวเองอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็นบริษัทเล็กหรือใหญ่ ก็จะมีการจ้างพนักงานบริหารบัญชีสักคน หรือใช้บริการจากบริษัทที่รับหน้าที่ดูแลการปิดงบการเงินมาทำหน้าที่นี้แทน แต่ก่อนที่จะส่งมอบให้กับพนักงานเหล่านี้ ตัวของผู้ประกอบการเองก็จะต้องเป็นคนเตรียมข้อมูลต่างๆ ให้พร้อมเพื่อยื่นให้พนักงานบัญชีก่อนเวลาปิดงบ ในระยะนี้ก็จะต้องวางแผนเผื่อเวลาด้วยว่า ยื่นเอกสารไปแล้ว เจ้าหน้าที่ ก็จะต้องใช้เวลาในการจัดการข้อมูลต่างๆ ให้เรียบร้อยและถูกต้องด้วย
เริ่มต้นการปิดบัญชี สิ่งที่ต้องมีคือบันทึกรายการที่จดเอาไว้ในสมุดรายวันต่างๆ แบบครบถ้วนและถูกต้อง แต่ถ้าหากพบว่ารายการไม่ถูกต้อง ก็แค่รีบแก้ไขให้ทัน อย่าผลัดวันประกันพรุ่ง หัวใจสำคัญจะเริ่มตั้งแต่การรู้ “กำหนดเวลาที่ต้องยื่นงบการเงิน” ให้แน่ชัดว่าจะต้องไม่เกินวันที่เท่าไหร่ของเดือน โดยจัดแบ่งผู้ที่ทำหน้าที่ยื่นงบการเงินออกเป็นกลุ่มต่างๆ ตามการจดทะเบียนบริษัท เช่น ห้างหุ้นส่วนที่มีการจดทะเบียนตามกฏหมายไทย, กลุ่มนิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฏหมายต่างประเทศมีการประกอบธุรกิจในประเทศ และกิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฏากร ทั้งหมดที่กล่าวมานี้ จะต้องนำการส่งงบการเงินที่ผ่านตรวจสอบ พร้อมแสดงความเห็นเรียบร้อยให้นายทะเบียนภายใน 5 เดือน นับตั้งแต่วันแรกที่ปิดบัญชี
ส่วนในกลุ่มบริษัทจำกัด จะต้องยื่นงบการเงินที่ตรวจสอบแล้วไปเสนอในที่ประชุมใหญ่ ภายใน 4 เดือน นับตั้งแต่วันที่ปิดบัญชี แล้วนำส่งงบการเงินให้นายทะเบียนภายใน 1 เดือน นับตั้งแต่วันแรกที่เอาไปยื่นในที่ประชุมใหญ่ จากนั้นก็ต้องนำสำเนาที่ประกอบด้วยบัญชีผู้ถือหุ้น ส่งต่อไปยังนายทะเบียนภายใน 14 วัน นับตั้งแต่วันประชุมสามัญผู้ถือหุ้น ซึ่งจะเห็นได้ว่าแต่ละรูปแบบการจดทะเบียน ก็จะมีระยะเวลาการยื่นแตกต่างกัน ผู้ประกอบการก็จะต้องโฟกัสไปที่ลักษณะการจดทะเบียนของตัวเอง จะได้รู้ว่าเวลาไหนที่ควรเตรียมพร้อมให้มีผู้ตรวจสอบบัญชี เพื่อที่ว่าจะได้ทันยื่นงบให้แก่กรมพัฒนาการค้าได้ทัน เป็นวิธีเบื้องต้นแบบง่ายๆ ขั้นพื้นฐาน ในช่วงก่อนเวลานี้จะมาถึง ก็ต้องรวบรวมเอกสารสำคัญต่างๆ ที่มีข้อมูลการเงินถูกต้องแล้วเอาไปยื่นให้พนักงานบัญชีทำหน้าที่กันต่อ ถ้าพูดให้เข้าใจกันแบบสั้นๆ ก็คือ การปิดบัญชีก็เหมือนการสรุปข้อมูลทางการเงินในช่วงเวลาที่ผ่านมาโดยตลอด ทำการยกยอดคงเหลือจากบัญชีต่างๆ ในบริษัทไปจดบันทึกเอาไว้เพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจในรอบถัดไป การปิดบัญชีไม่ใช่เรื่องน่าเบื่อ หากผู้ประกอบการมองเห็นประโยชน์ของเงินเข้าออกที่หมุนเวียนผ่านไป ว่ามีรายรับ รายจ่าย แค่ไหน จากนั้นก็จะกลายเป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินการวางแผนและพัฒนาต่อยอดทางธุรกิจของตัวเองให้เกิดผลกำไรมากขึ้นกว่าเดิมได้
เอกสารที่ต้องเตรียมให้พร้อม เพื่อความรวดเร็วในการปิดงบการเงิน
อยากปิดงบการเงินแบบมืออาชีพให้รวดเร็วทันใจและถูกต้องแม่นยำแบบไม่มีผิดพลาด ก็ต้องมีเวลาเหลือเอาไว้สำหรับแก้ไขข้อมูลกันบ้าง เอกสารทั้งหลายต้องพร้อมจัดเตรียมเอาไว้ให้เรียบร้อย โดยหลักๆ ที่ต้องมี คือ
1.แบบนำส่งงบการเงิน – เรียกเป็นภาษากฏหมายย่อๆ ก็คือ แบบ ส.บช.3 จะให้ใครก็ได้ที่มีอำนาจในการจัดการกิจการแทน ไม่ว่าจะเป็นหุ้นส่วน กรรมการบริษัทจำกัด หรือผู้จัดการที่อยู่ในส่วนดำเนินการกิจการร่วมค้า เข้ามาทำหน้าที่ลงลายมือชื่อรับรองได้ตามเหมาะสม และถ้าหากมีตราประทับด้วยยิ่งดี
2.เอกสารงบการเงิน – เอกสารในแบบส.บช.3 และแบบส.บช.3/1 จะต้องมีการลงรายชื่อของหุ้นส่วนผู้จัดการ, กรรมการที่มีอำนาจทำหน้าที่แทนได้ และผู้ที่รับผิดชอบในส่วนของการดำเนินกิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฎากร ลงลายมือชื่อด้วยตัวเองกันให้ครบถ้วน พร้อมตราประทับด้วยถ้าหากมี
3.เอกสารรายงานประจำปี – รายงานเอกสารที่เป็นฉบับจริง หรือสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นก็ได้
4.เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับรายการค้าทั้งหมด – เอกสารนี้รวมตั้งแต่บัญชีรายรับ รายจ่าย ที่แบ่งย่อยออกเป็นบิลต่างๆ ตามประเภท ถ้าเป็นบิลขาย ผู้ประกอบการก็จะต้องเรียงลำดับเลขเอกสารเอาไว้ให้ด้วยเพื่อง่ายต่อการนำไปตรวจสอบ ส่วนบิลซื้อจะต้องเอาไปคัดแยกประเภทบิลที่ต่างกันออกไป เช่น บิลซื้อสินค้า, บิลค่าน้ำมัน และบิลเบ็ดเตล็ด เป็นต้น
5.รายงานเอกสารภาษี – เป็นเอกสารเพิ่มเติมสำหรับผู้ประกอบการที่มีการจดทะเบีบนภาษีมูลค่าเพิ่มของบริษัทด้วย จะต้องมีส่วนของรายการภาษีซื้อ-ขาย แนบกับบิลเอกสารซื้อขาย ยื่นไปพร้อมกันให้ครบถ้วนไม่ตกหล่น
- Bank statement ต้องพร้อม – ตรวจสอบให้ดีว่า Bank statement ของบริษัทครบถ้วนสมบูรณ์แล้วหรือไม่ มีขาดเดือนไหนไปบ้างหรือเปล่า ถ้าหากไม่สมบูรณ์ ให้รีบทำการแจ้งขอจากธนาคารมาให้ครบโดยเร็วที่สุด
4 ขั้นตอนการปิดบัญชี ให้เข้าใจง่ายแบบไม่ผิดพลาด
1.เมื่อเริ่มต้นงวดบัญชี จะต้องบันทึกยอดคงเหลือที่ยกมาจากบัญชีสินทรัพย์และหนี้สิน รวมถึงส่วนของเจ้าของไปยังสมุดจดรายวันทั่วไป โดยแบ่งหมวดหมู่ออกเป็นบัญชีกำไรขาดทุน, บัญชีส่วนเจ้าของซึ่งเป็นบัญชีทุน, บัญชีถอนใช้ส่วนตัวซึ่งอาจรวมถึงเงินที่ถูกถอนเข้าบัญชีทุนด้วย
2.ปิดบัญชีจากสมุดรายวันทั่วไป ส่งต่อไปยังสมุดแยกประเภททั่วไป
3.ทำการปิดบัญชีในส่วนของทรัพย์สิน หนี้สิน และส่วนของเจ้าของในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
4.ทำงบทดลงการปิดบัญชี ซึ่งในขั้นตอนนี้จะช่วยให้มองเห็นว่าบัญชีที่ปิดไปมีความถูกต้องแม่นยำไม่มีอะไรผิดพลาด
วิธีเลือกสำนักงานบัญชีคุณภาพที่ดีเพื่อการปิดงบ ต้องมีคุณสมบัติอย่างไร ?
ส่วนหนึ่งที่มีความสำคัญช่วยให้การปิดงบการเงินทำได้รวดเร็วทันเวลาที่กำหนด คือการเลือกใช้บริการสำนักงานบัญชีคุณภาพที่มีความเชี่ยวชาญในการทำงาน ในจุดนี้จะช่วยลดภาระความวุ่นวายให้กับผู้ประกอบการได้เป็นอย่างดี โดยลักษณะของที่ปรึกษาบัญชีที่ดี จะต้องมีพนักงานที่จบจากสาขาที่เกี่ยวข้องโดยตรง ทางที่ดีก็ควรเลือกบริษัทที่มีประสบการณ์ทำงานมายาวนาน อย่าเอาราคาถูกหรือแพงเป็นตัวตั้ง แต่ควรมีราคาที่สมเหตุสมผลจะดีกว่า ถ้าสรุปแบบเข้าใจง่าย เอาไว้ใช้เป็นตัวเลือกเปรียบเทียบก่อนตัดสินใจใช้บริการกันในระยะยาวแล้วล่ะก็ ข้อมูลต่อไปนี้ช่วยท่านได้
1.ราคาสมเหตุสมผล – อย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่าอย่าเลือกบริษัทรับทำบัญชีจากราคา แต่ให้เลือกจากความเหมาะสม แพงหรือถูกไม่ใช่ที่ตั้ง แต่ให้พิจารณาส่วนอื่นเป็นหลักก่อน โดยสำนักงานที่ดีจะมีพนักงานบัญชีหลักและสำรองเตรียมไว้ให้เรา ป้องกันใครสักคนลาออกไป การปิดบัญชีธุรกิจจะได้ไม่เกิดการหยุดชะงักกระทันหัน
2.ประสบการณ์ของเจ้าหน้าที่รับทำบัญชี – เป็นเหมือนหัวใจหลักๆ ที่ผู้ประกอบการควรใส่ใจรายละเอียดอยู่พอสมควร เพราะการวางแผนและบริหารบัญชีเป็นเรื่องของความรอบคอบ ห้ามไม่ให้เกิดความผิดพลาด เพราะไม่งั้นจะกลายเป็นล่าช้าแล้วต้องเสียค่าปรับ ดังนั้นการเลือกสำนักงานบัญชีที่มีคุณภาพ ควรจะต้องดูว่ามีพนักงานที่มีประสบการณ์มาแล้วมากกว่า 5 ปีขึ้นไปจะดีกว่า เพื่อให้ธุรกิจไม่เกิดการหยุดชะงักเพราะการคิดรายรับ รายจ่ายผิดพลาด
3.นำเสนอแผนภาษีได้ – พนักงานวางแผนและบริหารบัญชีจะต้องทันต่อแผนภาษีที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน หน้าที่ของสำนักงานเหล่านี้ที่ดีนอกจากจะปิดงบแล้ว ก็มีการนำเสนอการวางแผนภาษีให้ผู้ประกอบการรับทราบทุกๆ 3 เดือนเป็นอย่างน้อยที่สุด
4.ให้คำแนะนำได้ดีในทุกเรื่อง – เป็นความประทับใจที่ต้องมีอยู่แล้ว หากต้องการสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้า ดังนั้นสำนักงานบัญชีคุณภาพจึงไม่ใช่เก่งแค่เรื่องปิดงบการเงินหรือการทำเรื่องยื่นภาษีเท่านั้น แต่ควรมีความเชี่ยวชาญในหลายๆเรื่อง เพื่อที่จะเป็นผู้สนับสนุน และช่วยเหลือให้คำแนะนำเอกสารต่างๆ เพื่อที่ผู้ประกอบการจะได้จัดการเตรียมข้อมูลก่อนยื่นให้พนักงานบัญชีได้ทัน แบบนี้ก็จะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดการปิดงบล่าช้าได้
ทั้งหมดนี้คือขั้นตอนที่จะช่วยให้การปิดงบการเงินไม่ล่าช้า แม้จะเป็นเรื่องที่ดูซับซ้อนและเสียเวลาสำหรับผู้ประกอบการ แต่ข้อมูลบางอย่างก็ต้องรู้เอาไว้เพื่อคัดกรองสำนักงานบัญชีที่มีคุณภาพ รวมถึงเข้าใจหน้าที่ของตัวเองตั้งแต่การเตรียมเอกสารให้เจ้าหน้าที่บริหารบัญชีให้เร็วที่สุด จากนั้นก็มอบหน้าที่ให้กับพนักงานบัญชีต่อไป ถ้าทั้งหมดนี้คัดสรรมาด้วยดีแล้ว จะทำให้การบริหารงานเป็นไปอย่างราบรื่น ส่งงบการเงินได้ทันเวลาที่กำหนด หมดปัญหาถูกปรับเพราะล่าช้า นอกจากนี้ยังมีประโยชน์กับผู้ประกอบการที่มองเห็นตัวเลขในบัญชีรายรับ รายจ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละปีว่าเป็นอย่างไร จะได้เอาไปใช้พัฒนาแผนธุรกิจของตัวเองให้ตรงจุด เพิ่มกำไรให้มากขึ้นได้อีกด้วย
