ในปัจจุบันนอกจากสำนักงานบัญชีคุณภาพที่มีให้เลือกจ้างกันมากมายแล้ว ผู้ประกอบการยังสามารถทำบัญชีด้วยตัวเองได้ง่ายขึ้น เพราะมีโปรแกรมทำบัญชีที่สร้างขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์การทำงานในด้านนี้โดยเฉพาะ ซึ่งมีทั้งโปรแกรมฟรีและแบบเสียเงิน มีระบบการทำงานแตกต่างกันออกไป ทำให้ผู้ประกอบการบางคนเริ่มมีความคิดที่ว่าการจ้างสำนักงานบัญชีในปัจจุบันยังจำเป็นอยู่อีกไหม เพราะเคยเจอปัญหาน่าปวดหัวกับสำนักงานที่ไม่มีคุณภาพมาแล้ว ถ้ามีโปรแกรมเข้ามาช่วยแบบนี้ ก็ไม่จำเป็นต้องเสียเงินไปจ้างสำนักงานบัญชี แล้วหันมานั่งทำข้อมูลต่าง ๆ ด้วยตัวเอง จะดีกว่าหรือไม่ ? ก่อนตอบคำถาม ลองมาวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านี้กันก่อน เพื่อที่จะได้รู้ว่าแบบไหนคุ้มค่ามากกว่ากัน
การทำงานเบื้องต้นของโปรแกรมบัญชี
โปรแกรมระบบบัญชี จะสามารถจัดทำบัญชีได้ในระดับเบื้องต้นเท่านั้น เครื่องมือตัวนี้ไม่สามารถทำทุกอย่างแทนพนักงานบัญชีได้ทั้งหมด และไม่สามารถช่วยงานในทุกส่วนของบริษัทได้ โดยทั่วไปจะมีทั้งโปรแกรมที่แจกให้ใช้งานได้ฟรีและโปรแกรมที่ต้องเสียเงินซื้อมามีทั้งขายขาดกับแบบที่ต้องจ่ายเป็นรายเดือนหรือรายปี แต่เฉลี่ยแล้วก็ถูกกว่าการจ้างสำนักงานบัญชี ซึ่งโปรแกรมบัญชีจะมีระบบบันทึกข้อมูลการขายสินค้า ตรวจสอบประวัติการขาย มีระบบสินค้าคงคลังที่ดูการเคลื่อนไหวของสินค้า ตรวจสอบยอดเงินคงเหลือ มีระบบบันทึกรายรับและรายจ่ายประจำวัน ซึ่งถูกบรรจุเอาไว้ในโปรแกรมสำเร็จรูปเป็นที่เรียบร้อย
ถ้าผู้ประกอบการจะทำบัญชีเองโดยใช้โปรแกรมบัญชี มีอะไรต้องจัดการบ้าง?
อย่างที่บอกไปแล้วว่าโปรแกรมระบบบัญชี แม้จะดีแค่ไหนก็ไม่สามารถเป็นทุกอย่างแทนผู้เชี่ยวชาญในด้านการจัดทำบัญชีได้ เพราะการทำงานจะเป็นระบบเบื้องต้นสำหรับทำงานเอกสารบัญชีเท่านั้น กรณีที่ผู้ประกอบการอยากลดต้นทุน ไม่อยากจ้างที่ปรึกษาบัญชีหรือท้อกับการมองหาสำนักงานบัญชีคุณภาพ การตัดสินใจทำบัญชีด้วยตัวเองโดยดึงเอาโปรแกรมบัญชีเข้ามาช่วย ตั้งแต่โปรแกรมง่าย ๆ ขั้นพื้นฐานอย่าง Excel หรือโปรแกรมยอดนิยมทั่วไปอย่าง Formula การทำงานเหล่านี้จะไม่ใช่เรื่องยากมากนัก หากผู้ประกอบการมีเวลาศึกษาข้อมูลการทำงานของโปรแกรม และมีเวลาสำหรับการจัดการข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องจดบันทึกเข้าสู่โปรแกรม ซึ่งถ้าอยากจะให้มีประสิทธิภาพสูงสุด และเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดแล้วล่ะก็…ควรจะใช้โปรแกรมทำบัญชี ที่สำนักงานบัญชีแนะนำ เนื่องจากสำนักงานบัญชีเหล่านี้รู้โครงสร้าง และรู้ความต้องการของบริษัทลูกค้าเป็นอย่างดี
ขั้นตอนถัดมาที่ผู้ประกอบการจะต้องทำนอกเหนือจากส่วนที่โปรแกรมจัดการให้ไม่ได้ นั่นก็คือการจัดส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร ประกอบด้วย ภาษีที่ต้องยื่นประจำเดือน ทั้งแบบ ภ.พ. 30, ภ.ง.ด. 3, ภ.ง.ด. 53, ภ.ง.ด.1, ประกันสังคม ฯลฯ ภาษีมูลค่าเพิ่ม จากนั้นก็ต้องมีส่วนของภาษีครึ่งปี คือ ภ.ง.ด.51, ภ.ง.ด.50 และ ภ.ง.ด.1ก แล้วก็ต้องมีการยื่นงบการเงินประจำปีให้กรรมสรรพาการและกรมพัฒนาการค้าด้วย
นอกจากนี้ยังมีรายละเอียดปลีกย่อยของเอกสารอีกมากมาย หากเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ก็อาจจะสามารถทำได้ถ้าไม่เหนือบ่ากว่าแรง แต่หากวันหนึ่งที่ธุรกิจขยายตัวขึ้น ความซับซ้อนด้านบัญชีก็ต้องเพิ่มขึ้นตามมา ซึ่งตรงจุดนี้เองที่เป็นเหตุผลที่เราจะต้องมีสำนักงานบัญชีคอยดูแลอีกชั้นหนึ่ง
เปรียบเทียบหน้าที่ระหว่างสำนักงานบัญชี VS. โปรแกรมบัญชี ให้เห็นแบบชัดๆ
ข้อมูลที่ได้จากการจัดทำบัญชีจะเป็นตัวสะท้อนให้เห็นถึงความเป็นไปของธุรกิจของคุณในปัจจุบันที่กำลังเกิดขึ้น ข้อมูลบัญชียังสามารถนำไปใช้เปรียบเทียบกับผลการเติบโตทางธุรกิจระหว่างปีที่ผ่าน ๆ มาได้ด้วย ดังนั้นการจัดทำบัญชีจึงต้องมีความถูกต้อง ไม่คลาดเคลื่อน ถ้าผู้ประกอบการไม่ได้เรียนจบในด้านบัญชีมาโดยตรง ยังไงก็ไม่วายต้องมานั่งปวดหัวกับการวางระบบบัญชีด้วยตัวเองถ้าเลือกที่จะไม่จ้างสำนักงานบัญชี ซึ่งหากจ้างสำนักงานบัญชีคุณภาพมาเป็นผู้ช่วย ปัญหาทั้งหมดนี้จะถูกยกออกไปหมด เพราะหน้าที่ตั้งแต่ให้คำปรึกษาไปจนถึงยื่นภาษี ปิดงบการเงิน และทำหน้าที่ตรวจสอบบัญชีให้ครบวงจร การมอบหน้าที่เหล่านี้ที่ซับซ้อนและเต็มไปด้วยรายละเอียดปลีกย่อยมากมายให้สำนักงานบัญชี ย่อมดีกว่าการนั่งทำบัญชีด้วยตัวเอง โดยที่ผู้ประกอบการยังจะได้เทคนิคในการวางแผนภาษีและข้อมูลด้านกฎหมายอีกด้วย
แต่ถ้าคุณสนใจที่จะใช้โปรแกรมบัญชีเข้ามาช่วยในการจัดทำบัญชีของกิจการแล้วล่ะก็… แม้หลายๆคนอาจมองว่านั่นเป็นเพียงโครงสร้างขั้นพื้นฐานที่ยังไงก็ต้องมานั่งกรอกข้อมูลเองอยู่ดี แถมเอกสารต่าง ๆ ก็ต้องรวบรวมนำส่งให้กรมสรรพากรให้ตรงเวลาด้วย ถ้าไม่ใช่มืออาชีพก็เสี่ยงที่ข้อมูลการเงินจะคลาดเคลื่อนไม่ถูกต้อง ส่งงบการเงินล่าช้า ทำให้ต้องเสียค่าปรับกันอีก แต่ในความเป็นจริงแล้ว การใช้โปรแกรมทำบัญชีแบบที่มีสำนักงานบัญชีคอยให้คำแนะนำ และสนับสนุนอยู่อย่างใกล้ชิดเข้ามาช่วย ก็ถือได้ว่าเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ดีเช่นกัน
สุดท้ายนี้หากคุณอยากรู้ว่าสำนักงานบัญชีและโปรแกรมบัญชีสามารถจัดทำบัญชีแบบไหนให้คุณได้บ้าง ลองเข้ามาขอคำแนะนำเบื้องต้นกับผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีของ Scholar Accounting ดู แล้วคุณจะรู้ว่าการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ผสานกับการดูแลของสำนักงานบัญชีอย่างใกล้ชิดจะช่วยจัดทำบัญชีของกิจการคุณได้ดีเพียงใด
