เมื่อมีการจัดตั้งกิจการเชิงพาณิชย์ ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบใด สิ่งที่กิจการนั้น ๆ จะต้องทำในลำดับต้น ๆ ก่อนเปิดดำเนินงานอย่างเต็มรูปแบบก็คือ การวางระบบบัญชีที่จะใช้กับองค์กรของตน ซึ่งเรื่องการวางระบบบัญชีนั้น นับเป็นปัญหาและความยุ่งยากสำหรับเจ้าของกิจการที่ไม่เข้าใจ ดังนั้น ในยุคที่ธุรกิจเปิดตัวง่ายขึ้น จึงมีฝั่งผู้เชี่ยวชาญด้านนี้จากสำนักงานบัญชีคุณภาพเข้ามาเป็นที่ปรึกษาบัญชีซึ่งจะช่วยในเรื่องของการวางแผนบัญชี โดยมีค่าทำบัญชีเป็นเครื่องตอบแทน ทำให้เจ้าของกิจการไม่ต้องติดขัดเรื่องบัญชีอีกต่อไป
การวางระบบบัญชีคืออะไร
การวางระบบบัญชี คือ การกำหนดรูปแบบ ขั้นตอน ตลอดจนวิธีการสำหรับจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีและการเงินอย่างเป็นระบบ เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้วัดผลการดำเนินการในรอบระยะเวลาที่ผ่านมา ซึ่งการวางระบบบัญชีที่ดีนั้นจะช่วยให้เราสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในด้านบริหารและการขอสินเชื่อจากธนาคารมาทำธุรกิจ รวมไปถึงใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานในการคำนวณภาษีที่จะต้องชำระให้แก่กรมสรรพากรได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย
วัตถุประสงค์ของการนำระบบบัญชีมาใช้ในองค์กร
1. การวางระบบบัญชีจะช่วยให้เราจัดเก็บข้อมูลทางการเงินและบัญชีได้เป็นระบบ มีการบันทึกข้อมูลทางเอกสารที่มีแบบฟอร์มที่ออกแบบมาให้มีข้อเท็จจริงที่สามารถสื่อให้เห็นความเคลื่อนไหวการทำงานของกิจการที่เกี่ยวเนื่องกับการเงินได้ ทำให้เห็นภาพรวมของกิจการทั้งหมดจากรายงานทางการเงินประจำเดือนและประจำปี
2. การวางระบบบัญชีจะทำให้เราสามารถใช้ข้อมูลทางการเงินมาเป็นเครื่องมือในการวัดประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละช่วงเวลาได้ ข้อมูลทางการเงินและบัญชีสามารถวัด KPI ประสิทธิภาพการทำงานได้
3. การวางระบบบัญชีจะช่วยให้เรารู้สถานะทางการเงินของกิจการได้เป็นอย่างดี ทำให้เห็นถึงข้อบกพร่องที่จะต้องทำการปรับปรุงแก้ไขให้ทันท่วงทีก่อนที่จะเกิดความเสียหายกับกิจการ
- 4. เนื่องจากส่วนหนึ่งของการวางระบบบัญชี จะต้องมีการแบ่งหน้าที่ กำหนดทิศทางการเดินทางของเอกสารที่ผ่านการจัดทำ การรับรองตรวจสอบของหลายฝ่ายเพื่อเช็คความถูกต้อง การวางระบบบัญชีจึงเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือในการประเมินคุณภาพการทำงานของบุคลากรและเช็คความซื่อสัตย์ต่อองค์กร ช่วยให้การบริหารงานบุคคลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถจัดคนลงตำแหน่งงานได้เหมาะสม
- 5. การวางระบบบัญชีที่ดีจะช่วยให้กิจการดำเนินไปอย่างราบรื่น คลายกังวลในเรื่องของการยื่นภาษีที่ล่าช้า ที่จะทำให้กิจการต้องเสี่ยงต่อการโดนค่าปรับจากกรมสรรพากร
ความสำคัญของการวางระบบบัญชีที่มีต่อธุรกิจ
- การวางระบบบัญชีนับเป็นหัวใจของธุรกิจทุกกิจการ เนื่องจากภายใต้กฎหมายภาษี บังคับให้ธุรกิจต้องทำบัญชี แสดงผลประกอบการ และชำระภาษีตามกฎหมายกำหนด การวางระบบบัญชีที่ดีจะช่วยลดปัญหาในการคำนวณภาษีที่มีความยุ่งยากไปได้มากเลยทีเดียว
2. ระบบบัญชีที่ดีจะช่วยให้กิจการมีข้อมูลที่แสดงให้เห็นผลการดำเนินงานได้ถูกต้อง ชัดเจน และสามารถใช้ข้อมูลนั้นไปบริหารจัดการในอนาคตได้ตรงหรือใกล้เคียงความเป็นจริงที่สุด แต่ถ้าระบบบัญชีไม่ดี ข้อมูลคลาดเคลื่อน การนำรายงานข้อมูลที่คลาดเคลื่อนไปวิเคราะห์ ดำเนินงานต่อ อาจก่อให้มีความเสียหายเกิดขึ้นกับกิจการไม่มากก็น้อย การวางระบบบัญชีจึงมีความสำคัญต่อธุรกิจเป็นอย่างยิ่ง
- 3. ธุรกิจเป็นกิจการที่ทำเพื่อหวังผลกำไร ข้อมูลทางการเงินและบัญชีเป็นเครื่องชี้ให้เห็นผลการดำเนินงานอย่างเป็นรูปธรรม ระบบที่ดีย่อมแสดงข้อมูลได้ถูกต้อง ครบถ้วน
- 4. ระบบบัญชีที่ดี ทำให้สามารถเช็คผลงาน ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานและผลการดำเนินงานของธุรกิจได้เป็นระยะ โดยไม่ต้องรอสิ้นปีก่อน เช่น ระบบเจ้าหนี้ รายรับค้างรับ หนี้กำลังจะสูญ เป็นต้น ระบบบัญชีที่ดีจึงมีความสำคัญสำหรับธุรกิจ เพราะรู้ข้อผิดพลาดเป็นระยะก็แก้ไขได้ทันท่วงที
- ระบบบัญชีที่ดีจะช่วยให้ผู้ประกอบการวิเคราะห์ข้อมูลทางบัญชีได้ง่ายขึ้น เพื่อนำไปใช้ในการ ตัดสินใจที่สำคัญของธุรกิจ เช่น การขยายกิจการ หรือ การเพิ่มวงเงินลงทุน รวมไปถึงการตัดสินใจในการติดต่อการค้ากับลูกหนี้บางราย เราก็ใช้ข้อมูลทางการเงินจากระบบบัญชีเช่นกัน
- ระบบบัญชีที่ดีจะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้แก่กิจการนั้น ๆ ได้เป็นอย่างดี การแจ้งข้อมูลต่อสาธารณะชนในแต่ละช่วงเวลาสามารถจัดการได้อย่างเหมาะสมกับเวลา เป็นเครดิตกับคู่ค้า หรือแม้แต่การจะได้พนักงานดี ๆ ที่เห็นความมั่นคงของกิจการเข้ามาร่วมงานเพิ่มเติม
- การวางระบบบัญชีที่ดี จะช่วยให้กิจการปลอดจากการมีปัญหากับทางราชการ ช่วยให้การดำเนินงานมีความราบรื่น ไม่ต้องมาแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเมื่อต้องถูกตรวจสอบ เพราะทำไว้อย่างดี มีมาตรฐานเสมอ
จะเห็นได้ว่าการวางระบบบัญชีนั้น มีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมความมั่นคงให้กับกิจการในทุกแง่มุม หากกิจการใดก็ตามมีการวางระบบบัญชีที่เหมาะสมแล้ว ก็สามารถมั่นใจได้ว่าจะหมดกังวลในเรื่องของการทำบัญชีอย่างแน่นอน สำหรับผู้ประกอบการท่านใดที่กำลังต้องการสำนักงานบัญชีไปช่วยวางระบบบัญชีให้กับองค์กร ลองเข้ามาติดต่อสอบถามกับ Scholar Accounting เพื่อขอรับคำปรึกษาและคำแนะนำดี ๆ จากผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดทำบัญชี รับรองว่าคุณจะได้บริษัทรับทำบัญชีดี ๆ มาเป็นอีกหนึ่งตัวเลือกอย่างแน่นอน
