เมื่อการวางระบบบัญชีภายในเป็นเรื่องสำคัญในการได้ข้อมูลทางบัญชีและการเงินมาใช้ในการขับเคลื่อนธุรกิจไปสู่ความสำเร็จ ดังนั้นการวางระบบบัญชีจึงเป็นเรื่องที่ผู้บริหารกิจการควรเข้ามาเรียนรู้ เพื่อทำให้การดำเนินธุรกิจจะได้ไม่สะดุดไปกับปัญหางานในด้านบัญชีของบริษัท
ข้อเท็จจริงและข้อพึงปฏิบัติที่ควรทราบเกี่ยวกับการวางระบบบัญชีภายใน
เรื่องที่ควรรู้และระมัดระวังก็นับเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญสำหรับการวางระบบบัญชีเช่นเดียวกัน แม้กิจการจะมีที่ปรึกษาบัญชีแล้วก็ตาม แต่หากได้รู้เรื่องเหล่านี้ไว้ ก็นับเป็นสิ่งที่ดีในการช่วยวิเคราะห์ข้อมูลร่วมกันก่อนการวางแผนบัญชี
- การวางระบบบัญชี ควรทำให้เหมาะสมกับกิจการของตนเอง ไม่เลียนแบบหรือทำตามผู้อื่น ในสิ่งที่ไม่เหมาะกับธุรกิจของตน
- การวางระบบบัญชี ให้คำนึงถึงวัตถุประสงค์หลักสำคัญที่ต้องการจริง ๆ ทั้งนี้ต้องมีการประชุมกันให้ชัดเจนในระหว่างการเก็บข้อมูลมาวิเคราะห์
- ระหว่างระบบบัญชีที่ยอดเยี่ยมตามทฤษฎีกับระบบบัญชีที่เหมาะสมกับกิจการในการป้องกันการทุจริต ในแบบที่สองแม้จะไม่ตรงตามตำรา แต่ก็สมควรเลือกใช้มากกว่า
- ในการวางระบบบัญชีภายใน จำเป็นต้องมีกำหนดการทำรายงานนำเสนอในช่วงเวลาที่เหมาะสมไว้ล่วงหน้า และทำให้ได้ตามกำหนด เพื่อประโยชน์ต่อการใช้ข้อมูลในการบริหารงาน
- มีความเป็นไปได้ว่า ระบบบัญชีที่ทุกฝ่ายเข้าใจตรงกัน นับเป็นระบบบัญชีที่ดีที่สุด จึงควรรับฟังความเห็นของผู้ปฏิบัติงานด้วยในการปรับปรุง เพื่อส่งเสริมสนับสนุนให้ทำได้อย่างถูกต้องและใช้ระบบบัญชีในการควบคุมบริหารอย่างเต็มประสิทธิภาพ
- ระบบบัญชีที่ดีในช่วงเวลาหนึ่ง อาจไม่ดีที่สุดเมื่อเหตุการณ์เปลี่ยนไป ผู้ปฏิบัติงานจึงควรได้รับการปลูกฝังให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง โดยไม่รู้สึกว่าเป็นความผิดของตนเอง เพราะจะทำให้ขาดกำลังใจในการทำงาน
- การวางระบบบัญชีในปัจจุบันควรเลือกใช้เทคโนโลยีเข้ามามีส่วนร่วมในการบันทึกข้อมูลตั้งแต่ต้น เพื่อไม่ให้เกิดแรงกระเพื่อมในอนาคตเพราะยิ่งต่อ ๆ ไปเมืองไทยยิ่งมีแนวโน้มการใช้เทคโนโลยีช่วยในการทำงานมากขึ้น
- ระบบบัญชีสำเร็จรูป อาจไม่ได้ตอบโจทย์ของกิจการแบบ 100% แต่เมื่อเทียบกับการลงทุนเขียนโปรแกรมเฉพาะอาจจะดีกว่า หรือออกแบบวางระบบบัญชีเพื่อให้สอดคล้องกับโปรแกรมสำเร็จรูปให้มากที่สุด
ลักษณะของการวางระบบบัญชีที่ดี
1.การวางระบบบัญชีที่ดีต้องสามารถสะท้อนให้เห็นแนวคิดในการบริหารกิจการว่ามีความรอบคอบ รัดกุมแค่ไหน
2.ระบบบัญชีที่ดี ต้องมีกลไกในการควบคุมความเสี่ยงเรื่องข้อผิดพลาดในการทำงาน และป้องกันช่องทางการรั่วไหลของสถานะการเงินขององค์กรได้ คือ มีระบบตรวจสอบซึ่งกันและกัน ไม่เปิดช่องว่างให้ใครคนใดคนหนึ่งทุจริตหรือควบคุมเรื่องใดเรื่องหนึ่งเพียงคนเดียว
3.ลักษณะของระบบบัญชีที่ดีต้องตอบโจทย์การชำระภาษีรายเดือน รายปี ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่มีการคลาดเคลื่อน หรือแก้ไขข้อผิดพลาดเฉพาะเทศกาล
4.ระบบบัญชีที่ดี ต้องตอบโจทย์ผู้บริหารในการบริหารจัดการข้อมูลได้
5.ระบบบัญชีที่ดีต้องมีลักษณะสะท้อนให้เห็นภาพจริงของกิจการเพื่อใช้ข้อมูลต่อสู้ทางธุรกิจกับคู่แข่งได้
6.ระบบบัญชีที่ดีต้องทำให้ผู้ปฏิบัติงานเห็นภาพการดำเนินการด้านบัญชีตั้งแต่ต้นจนสุดปลายทางได้ จะได้ช่วยกันทำให้เป็นระบบที่มีคุณภาพ รับผิดชอบร่วมกัน ไม่ใช่เฉพาะของฝ่ายบัญชี
7.ระบบบัญชีที่ดีต้องมีการวางระบบที่สามารถทบทวน เก็บข้อมูลประเภทต่าง ๆ ที่ต้องการได้ทุกช่วงเวลาที่ต้องการ
8.ระบบบัญชีที่ดี ต้องสอดคล้องกับการบริหารบัญชี บริหารการเงิน บริหารทรัพย์สิน เงินลงทุน ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และองค์ประกอบอื่นที่เกี่ยวข้องกับการรักษาเสถียรภาพของธุรกิจได้
9.ระบบบัญชีที่ดีต้องมีการควบคุมความเสี่ยงของธุรกิจได้ในตัว ไม่พลั้งเผลอก่อให้เกิดเงินเฟ้อในกิจการ หรือภาวะการเงินตึงตัว
ปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้เกิดการวางระบบบัญชีภายในที่ดี
- ผู้ทำหน้าที่วางระบบบัญชีภายใน จำเป็นต้องรู้ข้อมูลในบริษัทอย่างครบถ้วน และตามความเป็นจริง จึงจะวางระบบได้ดี
- ผู้วางระบบบัญชี ต้องวางระบบบัญชีให้ง่ายต่อการปฏิบัติงานของทุกฝ่าย คือ ง่ายต่อการเรียนรู้ และสามารถปฏิบัติตามระบบได้อย่างง่าย ๆ มีขั้นตอน รวมไปถึงมีรายละเอียดที่สามารถทำความเข้าใจได้ด้วยตัวเอง หรือแม้ต้องมีการเปลี่ยนผ่านงานสู่คนอื่นก็ทำต่อได้เลย
- ผู้วางระบบบัญชี ต้องคำนึงถึงขั้นตอนการเดินเอกสาร การรับรองความถูกต้องของเอกสาร ต้องมีระบุเอาไว้ เพื่อไม่ต้องตามแก้ไขในอนาคต
- ผู้วางระบบบัญชีต้องวางผังบัญชี กำหนดรหัสบัญชี อย่างรัดกุม วางเป็นผังมาตรฐานที่สามารถเพิ่มขยายหรือลดได้ โดยไม่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงใหม่ทั้งระบบ
- ผู้วางระบบต้องออกแบบฟอร์มเอกสาร สมุดบัญชีต่าง ๆ ต้องมีการกำหนดให้มีรายละเอียดสอดคล้องกับความต้องการของกฎหมาย รวมถึงคำนึงถึงความต้องการรายงานที่ผู้บริหารต้องการทราบด้วย
การวางแผนบัญชีที่ดี ต้องคำนึงถึงลักษณะและปัจจัยสำคัญที่ช่วยเสริมให้มีการวางระบบบัญชีภายในที่ดี และหากไม่สามารถทำได้ด้วยตัวเอง ควรมีที่ปรึกษาบัญชีจากสำนักงานบัญชีคุณภาพที่พิจารณาแล้วว่า เหมาะสมและเข้าใจกิจการและเป็นมืออาชีพพอมาช่วยดำเนินการแทน สำหรับเจ้าของธุรกิจ ท่านใดที่กำลังต้องการข้อมูลเกี่ยวกับการวางระบบบัญชีภายในเพิ่มเติม ลองเข้ามาติดต่อสอบถามกับ Scholar Accounting เพื่อรับคำปรึกษาและขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดทำบัญชี รับรองว่าคุณจะได้ข้อมูลเกี่ยวกับการวางระบบบัญชีภายในที่เป็นประโยชน์อย่างแน่นอน
