การบริหารธุรกิจ เมื่อจัดวางระบบบัญชีหรือมีการจัดทำบัญชีรูปแบบง่าย ๆ โดยมีที่ปรึกษาบัญชีให้คำแนะนำ จากการมีแผนธุรกิจอย่างเป็นระบบตั้งแต่เริ่มกิจการ ก็จะทำให้รับรู้ข้อมูลของผลประกอบการ รู้ตัวเลขจำนวนสินค้าในสต็อคจากการลงทะเบียนสินค้าอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งตัวเลขต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นคือตัวบ่งชี้ได้อย่างชัดเจนว่าธุรกิจมีการบริหารสต็อกถูกต้องหรือไม่ หากพบว่ามีสินค้าค้างสต๊อคคงเหลืออยู่เป็นจำนวนมาก ต้องตรวจสอบว่าเป็นปัญหาของการทำบัญชี หรือบริหารสต็อกไม่ถูกต้อง
แนวคิดในการบริหารสต๊อกให้ถูกต้อง
กรณีบริหารธุรกิจประสบความสำเร็จ มีตัวเลขที่บ่งบอกผลประกอบการว่ามีกำไร สินค้าขายดีจนทำให้มีผลกำไรเพิ่มมากขึ้นอย่างต่อเนื่อง แต่ธุรกิจยังขาดสภาพคล่อง จำนวนเงินสดที่ใช้หมุนเวียนมีน้อยลง ปัญหานี้ผู้ประกอบการต้องค้นหาสาเหตุให้รู้ว่ามีความผิดพลาดในส่วนใด เช่น เกิดจากการวางแผนบัญชีผิดพลาด หรือเกิดจากการบริหารสต็อก สำหรับแนวคิดที่ผู้ประกอบการสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารสต็อกอย่างถูกต้องโดยไม่ต้องกลัวขาดทุนหรือขาดสภาพคล่อง ทำได้ ดังนี้
1.จัดทำทะเบียนสินค้าและลงบัญชีให้เป็นปัจจุบัน
การจัดทำทะเบียนสินค้าผู้ประกอบการไม่ต้องกังวลหรือกลัวความยุ่งยากในการจัดทำบัญชีเพราะคิดว่าไม่มีความรู้มาก่อน หากวางระบบบัญชีไว้แล้ว เพียงลงบัญชีคุมสินค้าไว้เพื่อให้รู้ว่าปัจจุบันมียอดสินค้าคงเหลือเหลือมากน้อยเพียงใด ก็จะทำให้บริหารสินค้าคงเหลือได้อย่างถูกต้อง นอกจากนั้นตัวเลขในบัญชียังช่วยให้ผู้ประกอบการบริหารการตลาดได้ง่าย เพราะรู้ว่าสินค้าขายดีได้แก่อะไร และสินค้าประเภทไหนที่ต้องปรับปรุงและพัฒนาหรือต้องรีบนำออกมาจัดโปรโมชั่นเพื่อระบายสินค้าให้เร็วที่สุด
2.จัดหมวดหมู่สินค้า
การจัดหมวดหมู่สินค้าไม่ได้มีจุดประสงค์เพียงเพื่อทำให้ค้นหาสินค้าได้ง่ายขึ้นเท่านั้น การวางแผนธุรกิจที่ดีผู้ประกอบการต้องให้ความสำคัญกับการแยกสินค้าที่ชำรุด หีบห่อและบรรจุภัณฑ์มีตำหนิ หรือเป็นสินค้าค้างสต๊อกที่ใกล้จะหมดอายุ แยกไว้เพื่อป้องกันความผิดพลาดไม่นำออกไปจำหน่ายให้กับลูกค้า นอกจากนั้นสินค้าเหล่านี้ยังสามารถนำมาจัดโปรโมชั่นหรือบริหารด้านการตลาดทำให้มีรายได้และมียอดจำหน่ายสินค้าเพิ่มมากขึ้น
3.ติดบาร์โค้ดหรือรหัส
การติดบาร์โค้ดหรือรหัสสินค้า ส่งผลดีต่อการบริหารธุรกิจและบริหารสต็อคสินค้าทางอ้อม เนื่องจากป้องกันปัญหาของการทำบัญชีหรือทำทะเบียนสินค้าผิดพลาด เช่น สินค้าบางประเภทคล้ายคลึงกัน บรรจุอยู่ในหีบห่อรูปแบบเดียวกัน แต่อาจคนละสูตรส่วนผสม ทำให้มีราคาแพงกว่า หากไม่ใช่ผู้ดูแลรับผิดชอบคลังสินค้าโดยตรงก็อาจจะมีหยิบสลับหรือคิดเงินผิดพลาดได้ การติดรหัสสินค้า หรือบาร์โค้ดช่วยให้ผู้ประกอบการจัดการสต๊อกได้ง่ายขึ้น
4.บริหารสต๊อกสินค้าด้วยการนำสินค้ามาลดราคา
การบริหารสต๊อกที่สามารถสร้างรายได้ในช่วงระยะเวลาที่ต้องการเพื่อสร้างยอดขาย เช่น ในช่วงเทศกาลวันสำคัญต่าง ๆ โดยนำสินค้าในสต๊อกมาจัดโปรโมชั่น นำมาลดราคา หรือจัดกิจกรรม ลด แลก แจก แถม เมื่อลูกค้าเกิดความสนใจก็จะเป็นการกระตุ้นยอดขายทำให้สินค้าในสต๊อกเคลื่อนไหวและมีการหมุนเวียนสินค้าทำให้ไม่มีสินค้าตกค้าง ข้อดีของการบริหารสต๊อกสินค้าด้วยวิธีนี้ ยังเป็นกลยุทธ์ด้านการตลาดที่ทำให้ประสบความสำเร็จในการเพิ่มยอดขายได้อย่างรวดเร็ว
5.ตรวจนับสินค้าในสต๊อกอย่างสม่ำเสมอ
เมื่อได้วางระบบบัญชีมีการจัดทำทะเบียนสินค้าและลงบัญชีทุกวันทำ ให้ตัวเลขสินค้าที่อยู่ในสต๊อคเป็นปัจจุบัน ต้องมีการตรวจนับสต๊อกอย่างสม่ำเสมอ ข้อดีของการตรวจนับสินค้าในสต๊อก มีดังนี้
1.ทำให้ผู้ประกอบการรู้ว่าสินค้าคงเหลือในสต๊อก คงเหลือครบถ้วนตามตัวเลขที่ระบุไว้ในทะเบียนสินค้า
2.ทำให้ผู้ประกอบการรู้ว่ามีสินค้าเก่าค้างสต๊อกใกล้หมดอายุ หรือเป็นสินค้าที่มีตำหนิ หรือชำรุดมากน้อยเพียงใด
3.ทำให้ผู้ประกอบการสามารถบริหารสต๊อกสินค้าด้วยการจัดโปรโมชั่นหรือขายลดราคา เพื่อทำกิจกรรมด้านการตลาด
4.ส่งผลดีต่อการบริหารธุรกิจ และบริหารการเงิน โดยสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในสต๊อกในปริมาณที่เหมาะสมและเพียงสำหรับจำหน่ายไม่ทำให้ทุนจมอยู่กับสินค้าในสต็อก
การบริหารสต๊อกอย่างถูกต้อง ยังขึ้นอยู่กับการวางระบบบัญชี หรือการวางแผนบัญชี ทำให้มีข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำมาบริหารเพื่อกระจายสินค้าหรือหมุนเวียนสินค้าออกไปให้ได้มากที่สุด นอกจากลดปัญหาสินค้าเก่าค้างสต๊อก หรือชำรุดเสียหายและหมดอายุ ยังเป็นการบริหารทำให้เกิดสภาพคล่องและมีผลกำไรเพิ่มมากขึ้นอีกด้วย สำหรับผู้ประกอบการท่านใดที่ต้องการความรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการบริหารสต็อกที่ถูกต้อง ลองเข้ามาติดต่อสอบถามกับทีมงานของ Scholar Accounting กันดูก่อน รับรองว่าคุณจะได้รับความรู้และข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน
