การวางแผนบัญชีมีความสำคัญที่ต้องบรรจุไว้ในแผนธุรกิจ เพราะหน่วยงานไหนมีการวางระบบบัญชีที่ดี ย่อมมีข้อมูลที่ถูกต้องที่สามารถเป็นเครื่องมือช่วยให้ผู้บริหาร บริหารกิจการได้อย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับกิจการที่ไม่ได้ทำบัญชีเอง จึงต้องเลือกใช้บริการจากที่ปรึกษาบัญชีของสำนักงานบัญชีมาช่วยทำบัญชีบริหารให้ แต่ปัญหาของการทำบัญชี ที่มักเกิดขึ้นและกลายเป็นความล้มเหลวก็คือสำนักงานบัญชีที่ด้อยคุณภาพ ไม่สามารถตอบโจทย์บัญชีสำหรับผู้บริหารได้ จึงเป็นเหตุให้นำไปสู่การเปลี่ยนสำนักงานบัญชี
เหตุผลที่ทำให้ต้องเปลี่ยนสำนักงานบัญชี
ก่อนตัดสินใจเลือกใช้บริการที่ปรึกษาบัญชีจากสำนักงานบัญชีใด ๆ นั้น แต่ละกิจการต้องพยายามเลือกแล้วเลือกอีกเป็นอย่างดี และคงไม่มีใครอยากเปลี่ยนสำนักงานบัญชีอีก นอกจากจะมีเหตุผล ดังต่อไปนี้
- สำนักงานบัญชีเป็นฝ่ายขอยกเลิกการทำบัญชีให้ มีเหตุผลบางประการ ที่สำนักงานบัญชีรู้สึกไม่พึงพอใจที่จะทำบัญชีให้แก่กิจการใด กิจการหนึ่ง อาจด้วยปัญหาเรื่องเงินบ้าง เวลาบ้าง เอกสารบ้าง ซึ่งบางครั้ง คุณเองอาจไม่ทราบแม้กระทั่งเหตุผลที่แท้จริงเลยก็ได้ แต่เมื่อเจอกรณีนี้แล้ว ยังไงก็ถูกบังคับให้ต้องเปลี่ยนสำนักงานบัญชีแน่ ๆ
- กิจการต้องการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี เนื่องจากพบว่า สำนักงานบัญชีทำงานไม่มีคุณภาพ วางระบบบัญชีไม่ดี หรือคุณภาพต่ำกว่าราคาค่าจ้างที่จ่ายไป เป็นต้น และมีอีกหลายเหตุผลเช่นกัน เช่น ทำงบผิด ส่งผลต่อการยื่นภาษี และมีแนวโน้มอาจทำให้ถูกสรรพากรเรียกเก็บเพิ่ม หรือปรับ หรือกรณีมีปัญหาเก็บภาษี เกินที่ต้องจ่าย โดยมีเจตนาคดโกง หรือ ทำงานชุ่ย ๆ เป็นต้น
สาเหตุที่ต้องเปลี่ยนมีทั้งจากฝ่ายสำนักงาน และฝ่ายกิจการ แต่ก็ทำให้มีปัญหาระหว่างกัน ซึ่งต้องมีการเปลี่ยนสำนักบัญชีแน่นอน
ควรเปลี่ยนสำนักงานบัญชีตอนไหน
ประเด็นนี้คือปัญหาที่ตามมา เพราะกิจการเองก็ต้องชั่งใจว่า ทันทีที่พบปัญหาเราจะเปลี่ยนสำนักงานบัญชีทันทีเลยหรือไม่ สิ่งที่ควรนำมาพิจารณาประกอบก็คือ หากกิจการต้องการเปลี่ยน ก็มีเรื่องต้องคิดว่า เปลี่ยนทันที หรือ รอให้จบรอบบัญชีก่อนดี ซึ่งทั้งสองประการมีข้อดี ข้อเสียที่ต่างกัน ดังนี้
1.เปลี่ยนทันที กรณีนี้ อาจทำให้ต้องจ่ายค่าทำบัญชีซ้ำซ้อน เพราะสำนักงานบัญชีใหม่ ก็ต้องย้อนดูหรือเริ่มต้นทำใหม่ทั้งหมดเลย นั่นเท่ากับคุณต้องเสียค่าทำบัญชี 2 ต่อ นอกจากนั้นยังอาจต้องเผชิญกับปัญหาความไม่พอใจของสำนักงานบัญชีเก่าที่ถูกยกเลิกงานกลางคัน เพราะเขาเสียทั้งรายได้ และโอกาสที่จะมีรายได้ ตามที่ประเมินไว้เมื่อต้นรอบบัญชี แต่ถ้าคุณตัดสินใจแล้ว ก็ต้องแก้ปัญหาเฉพาะหน้าไป เช่น อาจต้องตกลงเรื่องค่าปรับเนื่องจากมีข้อตกลงตามสัญญา, ปัญหาไม่คืนเอกสาร เป็นต้น
2.รอให้จบรอบบัญชีก่อนค่อยเปลี่ยน ต้องคำนึงด้วยว่า การรอให้จบรอบบัญชี จะก่อความเสียหายให้มากกว่า เสียค่าทำบัญชี 2 ต่อหรือไม่
การเตรียมตัวก่อนเปลี่ยนสำนักงานบัญชี
การย้ายหรือเปลี่ยนสำนักงานบัญชีแบบปุ๊บปั๊บ ไม่ว่าจะเป็นการย้ายระหว่างรอบบัญชีหรือย้ายเมื่อจบรอบบัญชีก็ตาม อาจทำให้กิจการพบกับปัญหาบางประการ ดังนั้น จึงต้องมีการเตรียมการล่วงหน้าในเรื่องต่อไปนี้
- ต้องระวังไม่ให้การเปลี่ยนสำนักงานบัญชีครั้งนี้เป็นการสร้างศัตรู ยอมโดนเอาเปรียบบ้างเพื่อรักษาประโยชน์ส่วนใหญ่ของกิจการ เพราะหากทำให้เกิดการทะเลาะวิวาทหรือโกรธเคืองกันแล้ว จะทำให้มีปัญหาต่าง ๆ ตามมา เนื่องจากเอกสารทางบัญชีของกิจการและข้อมูลที่เป็นความลับบางอย่างยังอยู่ที่สำนักงานบัญชี เช่น ข้อมูลสำคัญของการวางแผนบัญชี รหัสผ่านเข้าระบบ เป็นต้น
- เตรียมหาสำนักงานบัญชีแห่งใหม่ไว้รองรับการทำบัญชีต่อ ทั้งนี้อาจต้องมีการปรึกษาเรื่องที่จะต้องดำเนินงานติดต่อ สำนักงานบัญชีแห่งใหม่อาจต้องเป็นพี่เลี้ยงว่าจะต้องขอข้อมูลอะไรคืนจากสำนักงานบัญชีเดิมบ้าง รวมถึงร่วมตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของเอกสารที่ต้องได้คืนจากสำนักงานบัญชีเดิม เนื่องจากมีเงื่อนไขกฎหมายกำกับเรื่องเหล่านี้อยู่ว่า แม้เป็นเอกสารบัญชีเก่าก็มีระยะเวลาต้องเก็บรักษา
- เตรียมป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้น รวมถึงแนวทางการแก้ไข เมื่อแจ้งยกเลิกสำนักงานบัญชีเดิม หากมีปัญหาอย่างไร จะแก้ไขได้ด้วยวิธีใด เพื่อไม่ให้กิจการต้องชะงักหรือมีภาระเกี่ยวกับบัญชีในอนาคต ซึ่งหากมีความรู้เรื่องเหล่านี้ จะทำให้ปลอดภัยจากการข่มขู่ หรือแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็ว เพราะหลายปัญหาแก้ได้หากมีความรู้ เช่น การทำเอกสารชดเชยบางประเภทแทนฉบับจริง การร้องเรียนสภาวิชาชีพบัญชี ซึ่งเป็นหน่วยงานที่กำกับดูแลสำนักงานบัญชี
- เตรียมค่าใช้จ่ายให้พร้อม เคลียร์เรื่องค่าใช้จ่ายให้จบ โดยเฉพาะหากเป็นการเลิกระหว่างรอบบัญชี ต้องมีงบสำหรับชำระเงินคงค้าง ค่าปรับ (ถ้ามี) ค่าเสียโอกาสของสำนักงานบัญชีเดิม ค่าทำบัญชีใหม่ ค่าภาษีอากรที่ผิดพลาดกับกรมสรรพากร เป็นต้น
- เตรียมป้องกันปัญหาที่เกิดขึ้นหลังจากเปลี่ยนสำนักงานบัญชีแล้ว สิ่งใดที่เคยผิดพลาดต้องไม่ให้เกิดขึ้นอีก จะได้ไม่ต้องเปลี่ยนสำนักงานบัญชีใหม่อีก
อนึ่ง ในฐานะเจ้าของกิจการ แม้จะจ้างสำนักงานบัญชีและที่ปรึกษาบัญชีมาทำงานแทน แต่การเรียนรู้เรื่องบัญชีเอาไว้ก็เป็นการปกป้องกิจการได้ดีส่วนหนึ่ง ซึ่งเราควรจะรู้มาตรฐานการทำงานร่วมกันเพื่อไม่ให้ถูกสำนักงานบัญชียกเลิกงานกลางคัน รวมไปถึงรู้กฎหมายที่เกี่ยวข้อง ทุกอย่างที่กล่าวมาหากคุณได้เรียนรู้มาเป็นอย่างดีแล้ว จะช่วยปกป้องกิจการจากปัญหาต่าง ๆ ที่อาจกระทบกับแผนธุรกิจของคุณได้ สำหรับเจ้าของกิจการที่กำลังต้องการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี ลองเข้ามาติดต่อสอบถามกับ Scholar Accounting เพื่อรับคำปรึกษาและคำแนะนำดี ๆ จากผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดทำบัญชี รับรองว่าคุณจะได้รู้จักสำนักงานบัญชีดี ๆ อีกแห่งหนึ่งเอาไว้ใช้เป็นตัวเลือกอย่างแน่นอน
