เมื่อครบรอบปีบัญชี กิจการที่เป็นนิติบุคคลมีหน้าที่ต้องยื่นงบการเงินประจำปีต่อกรมสรรพากรภายใน 5 เดือนนับแต่วันปิดบัญชี หากยื่นล่าช้าเกินกว่ากำหนดจะมีโทษปรับ ดังนั้น แต่ละกิจการจึงต้องมีการเตรียมตัวสำหรับการจัดทำงบการเงินประจำปีให้ถูกต้องและครบถ้วน ซึ่งการเตรียมพร้อมถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี ในการหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น รวมถึงลดความเสี่ยงในการยื่นงบการเงินต่อกรมสรรพากรล่าช้าได้อีกด้วย
งบการเงินคืออะไร
ความหมายของงบการเงิน
งบการเงิน (Financial Statement) เป็นรายงานทางการเงินที่มีข้อมูลตัวเลขมากมายของกิจการ ที่บอกให้รู้ถึงผลการดำเนินงาน, กระแสเงินสด และสถานะทางการเงินของกิจการ ในแต่ละรอบบัญชี
งบการเงินมีประโยชน์ต่อเจ้าของกิจการอย่างไรบ้าง
การที่ใครสักคนหนึ่งจะเป็นเจ้าของธุรกิจใดธุรกิจหนึ่งได้นั้น ก็ควรจะมองเห็นภาพรวมของสถานะการเงินของกิจการให้ได้ทั้งหมด ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยให้รู้ว่ากิจการของตนเองมีจุดด้อยตรงไหนบ้าง จะได้นำไปปรับปรุงแผนธุรกิจของกิจการให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่ได้วางแผนไว้ ซึ่งภาพรวมที่แสดงสถานะการเงินของกิจการดังกล่าวสามารถหาได้จากงบการเงินนั่นเอง
จุดประสงค์ของการทำงบการเงิน
- งบการเงินถูกจัดทำขึ้นมาเพื่อบอกให้ผู้ประกอบการได้รู้ถึงสถานะทางการเงินของกิจการในช่วงเวลาหนึ่ง ซึ่งจะทำให้เจ้าของกิจการมองเห็นภาพรวมทางการเงินของกิจการว่ามีความแข็งแรงหรืออ่อนแอเพียงใด เมื่อเทียบกับกิจการอื่น ๆ ที่เป็นคู่แข่งซึ่งทำธุรกิจประเภทเดียวกัน
- งบการเงินช่วยเล่าเรื่องราวทางการเงินที่สำคัญของกิจการให้ผู้ประกอบการได้รู้ โดยที่ไม่ต้อง เดินออกไปสำรวจรอบ ๆ กิจการด้วยตัวเอง
- งบการเงินที่ได้มาตรฐาน นับเป็นข้อมูลที่ดีเยี่ยม ที่จะนำมาใช้จัดทำบัญชีสำหรับผู้บริหาร ซึ่งผู้บริหารสามารถที่จะใช้บัญชีบริหารมาช่วยในการตัดสินใจและปรับปรุงแผนการดำเนินงานของกิจการให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่ได้วางแผนไว้
- การจัดทำงบการเงิน ถือเป็นอีกหนึ่งงานที่สำคัญของการวางแผนบัญชี ซึ่งในเบื้องต้นที่ปรึกษาบัญชีจะต้องมีการพูดคุยกับเจ้าของกิจการกันก่อนว่า จะจัดทำงบการเงินปีละกี่ครั้ง แต่อย่างน้อยต้องมีปีละ 1 ครั้งตามที่กฎหมายได้ระบุไว้
เนื้อหาในส่วนแรกของบทความนี้ จะช่วยให้เจ้าของกิจการได้เรียนรู้ว่าการทำงบการเงินคืออะไร และมีประโยชน์อย่างไรบ้าง นอกจากงบการเงินจะเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการตัดสินใจของฝ่ายบริหารแล้ว ยังมีอีกหลายฝ่ายที่จะต้องนำงบการเงินไปใช้ในการทำงาน นั่นก็คือ พนักงานที่ทำงานเกี่ยวกับบัญชีและการเงินของบริษัท เป็นต้น ซึ่งเนื้อหาในส่วนถัดไป เราจะมาอธิบายถึงงบการเงินทั้ง 5 แบบ ว่ามีอะไรกันบ้าง เพื่อเป็นแนวทางในการเตรียมเอกสารจัดทำงบการเงินประจำปีกันต่อไป
งบการเงินประกอบด้วยอะไรบ้าง
งบการเงินของกิจการจะประกอบไปด้วยรายงานทางการเงิน 5 ประเภท ได้แก่ งบดุล, งบกำไรขาดทุน, งบกระแสเงินสด, งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ และหมายเหตุประกอบงบการเงิน ซึ่งงบการเงินแต่ละแบบจะแสดงข้อมูลที่แตกต่างกันแต่เนื้อหาจะเชื่อมโยงและประสานกัน ซึ่งก่อนที่เราจะเริ่มเตรียมสิ่งต่าง ๆ สำหรับจัดทำงบการเงินประจำปี ผู้ประกอบการจะต้องเข้าใจงบการเงินทั้ง 5 แบบให้ถูกต้องเสียก่อน ซึ่งอาจจะดูเป็นวิชาการสักนิดหน่อย แต่ถ้าไม่เข้าใจก็อาจจะเกิดปัญหาขึ้นได้ในภายหลัง
1.งบดุล (Balance Sheet) บางครั้งก็เรียกว่า งบแสดงฐานะการเงิน (Statement of Financial Position) งบการเงินตัวนี้เป็นรายงานที่ทำขึ้นเพื่อแสดงให้เห็นถึงสถานะทางการเงินของกิจการ โดยจะประกอบไปด้วย 3 ส่วนด้วยกัน ก็คือ สินทรัพย์ (Assets), หนี้สิน (Liabilities) และ ส่วนที่เป็นเงินทุนของเจ้าของกิจการ (Owner Equity) โดยมีสมการว่า
สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนที่เป็นเงินทุนของเจ้าของกิจการ
2.งบกำไรขาดทุน (Income Statement หรือ Profit and Loss Statement) เป็นรายงานที่แสดงให้เห็นถึงผลการดำเนินงานของกิจการว่ามี รายได้ที่ไหลเข้า และ รายจ่ายที่ไหลออก เป็นจำนวนเท่าใด ในช่วงระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง ซึ่งช่วงเวลาดังกล่าวอาจจะเป็น 3 เดือน, 6 เดือน หรือ 1 ปีก็ได้ โดยใช้สมการ
กำไร = รายได้ – ค่าใช้จ่าย
3.งบกระแสเงินสด (Cash flow Statement) เป็นรายงานที่แสดงเกี่ยวกับที่มาของเงินสดซึ่งหมุนเวียนในบัญชีของกิจการ ทำให้ผู้ที่อ่านงบการเงินตัวนี้ทราบถึงสภาพคล่องของกิจการ
4.งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ (Statement of Changes in owner Equity) เป็นรายงานที่ทำขึ้นเพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเงินลงทุนของเจ้าของกิจการ ซึ่งการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีการเพิ่มทุน, ถอนทุน, กำไร, ขาดทุน และการจ่ายเงินปันผลคืนให้แก่เจ้าของกิจการ
5.หมายเหตุประกอบงบการเงิน (Note to financial Statement) เป็นรายงานที่แสดง รายละเอียดต่าง ๆ เพิ่มเติม ซึ่งเป็นข้อมูลที่ไม่ได้ปรากฏในงบการเงินทั้ง 4 ประเภทข้างต้น
สำหรับใครที่อ่านแล้วยังมึน ๆ ก็ให้อ่านหัวข้อนี้ซ้ำไปซ้ำมาหลาย ๆ รอบ แล้วเดี๋ยวจะเริ่มเข้าใจความหมายของงบการเงินแต่ละแบบมากขึ้นเอง ซึ่งในตอนนี้ก็ถึงเวลาแล้วที่เราจะมาเตรียมสิ่งต่าง ๆ สำหรับการจัดทำงบการเงินไปพร้อม ๆ กันในหัวข้อถัดไปกันได้เลย
การเตรียมตัวสำหรับการจัดทำงบการเงิน
คราวนี้มาดูสิ่งที่จะต้องเตรียมให้พร้อมก่อนเริ่มต้นจัดทำงบการเงินกันบ้าง ซึ่งการเตรียมตัวสำหรับการจัดทำงบการเงินประจำปีนั้น จะต้องมีการเตรียมเอกสารเพื่อทำงบการเงินทั้ง 5 แบบให้ครบถ้วน เพื่อที่ว่าจะได้ไม่ติดขัดในช่วงเวลาที่ทำงบการเงินกันจริง ๆ ซึ่งสิ่งที่จะต้องเตรียมให้พร้อม มีดังนี้
- เตรียมเอกสารสำหรับจัดทำงบแสดงฐานะการเงิน ซึ่งประกอบด้วย สินทรัพย์หมุนเวียน เช่น การนับสต๊อคสินค้า เพื่อประเมินราคาของทรัพย์สิน เป็นต้น และสินทรัพย์ที่ไม่หมุนเวียน เช่น ที่ดิน, อาคาร, เครื่องจักร เป็นต้น รวมไปถึงหนี้สินต่าง ๆ ที่กิจการได้ไปขอสินเชื่อเอาไว้
- เตรียมเอกสารสำหรับจัดทำงบกำไรขาดทุน ซึ่งประกอบด้วยเอกสารเกี่ยวกับรายได้จากการจำหน่ายสินค้า และเอกสารที่เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่มีหลักฐานเอาไว้ใช้อ้างอิงได้
- เตรียมเอกสารเพื่อจัดทำงบกระแสเงินสด ซึ่งประกอบด้วย เงินสดและเงินฝากทุกบัญชีในธนาคาร ซึ่งยอดเงินในบัญชีของกิจการจะต้องได้รับการยืนยันความถูกต้องเป็นจดหมายจากธนาคารแล้วเท่านั้น ถึงจะใช้เป็นหลักฐานเอามาลงตัวเลขในงบการเงินของกิจการได้
- การเตรียมเอกสารเพื่อจัดทำงบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ ประกอบไปด้วยเอกสารเกี่ยวกับ การเพิ่มทุนของกิจการ และ การถอนทุนของกิจการ รวมไปถึงเอกสารการจ่ายเงินปันผลให้แก่เจ้าของกิจการ
- หมายเหตุประกอบงบการเงิน ประกอบไปข้อมูลทางบัญชีที่ไม่ได้เอาไปลงในงบการเงินทั้ง 4 ประเภทข้างต้น เช่น การตั้งหนี้สงสัยจะสูญ, การตัดค่าเสื่อมราคา เป็นต้น
ในตอนนี้ผู้ประกอบการหลาย ๆ คนน่าจะเริ่มเข้าใจถึงความจำเป็นในการเตรียมตัวให้พร้อมก่อนที่จะเริ่มจัดทำงบการเงินประจำปีขึ้นมากันบ้างไม่มากก็น้อยแล้ว ซึ่งการเตรียมตัวที่ดีจะช่วยให้เราจัดทำงบการเงินประจำปีออกมาได้อย่างสมบูรณ์แบบโดยไม่เกิดปัญหาใด ๆ ตามมาในระหว่างจัดทำงบการเงิน สำหรับผู้ประกอบการท่านใดที่ต้องการความรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดทำงบการเงินประจำปี ลองเข้ามาติดต่อสอบถามกับทีมงานของ Scholar Accounting กันดูก่อน เพื่อขอรับคำปรึกษาและคำแนะนำดี ๆ จากผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดทำบัญชี รับรองว่าคุณจะได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน
