การเตรียมตัวสำหรับย้ายสำนักงานบัญชีที่ต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษก็คือ การจัดการเอกสารที่มีอยู่ในมือของที่ปรึกษาบัญชีของสำนักงานบัญชีชุดเก่ากลับมาทั้งหมด เนื่องจากตามประมวลกฎหมายรัษฎากร กำหนดให้ทุกกิจการต้องเก็บรักษาเอกสารบัญชีและภาษีไว้นานถึง 5 ปี หรือกรณีสำนักงานบัญชีใหม่ต้องอาศัยเอกสารชุดเดิม หากไม่มีก็จะเป็นปัญหาของการทำบัญชีได้ ดังนั้น เมื่อต้องเปลี่ยนสำนักงานบัญชีจึงควรมีวิธีจัดการกับเอกสารให้ดี
ข้อควรระวังเกี่ยวกับเอกสารเมื่อต้องเปลี่ยนสำนักงานบัญชี
ปัญหาเรื่องการวางระบบบัญชีร่วมกับที่ปรึกษาบัญชีของสำนักงานบัญชีชุดปัจจุบันที่กำลังจะถูกถอดออก เมื่อมีความจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงสำนักงานบัญชีโดยไม่ได้คาดการณ์มาก่อน อาจก่อให้เกิดปัญหาตามมา ทั้งในเรื่องของระบบบัญชี, เอกสารบัญชี, การวางแผนบัญชี และการวางแผนภาษี รวมไปถึงการดำเนินการเกี่ยวกับบัญชีที่ผ่านมา ซึ่งสิ่งที่ควรระมัดระวังเป็นพิเศษ มีดังนี้
- สำนักงานบัญชีชุดปัจจุบัน ไม่ยอมคืนเอกสารบัญชีให้ จะด้วยวัตถุประสงค์ใดก็ตามแต่ ย่อมสร้างปัญหาให้แก่กิจการ ข้อที่ควรระวังก็คือ การเตรียมการป้องกันไว้ก่อน เช่น เอกสารเก่าเมื่อครบปีภาษี และชำระเงินกับสรรพากรอย่างถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ควรนำมาเก็บรักษาไว้ที่สำนักงานทันที ไม่ควรฝากไว้ที่สำนักงานบัญชี เพราะไม่มีใครรู้ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงสำนักงานบัญชีในอนาคตหรือไม่
- ระวังการวางยาจากสำนักงานบัญชีเดิม เช่น คืนเอกสาร แต่คืนไม่ครบถ้วน โดยอ้างว่าไม่เคยได้รับมาก่อน ในเรื่องนี้สามารถป้องกันได้ตั้งแต่เริ่มต้น ด้วยการเก็บหลักฐานการส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีทุกครั้ง เพื่อไม่ให้มีการโต้แย้งเมื่อต้องมีการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี
- ระวังเรื่องเอกสารสูญหาย อาจไม่ได้เกิดจากเจตนา แต่สูญหายเนื่องจากเก็บรักษาไม่ดี ซึ่งมีความเป็นไปได้จากการทำงานที่ขาดประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นหนึ่งสาเหตุให้ต้องมีการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี ทางกิจการจึงควรเรียนรู้วิธีแก้ไขปัญหาเหล่านี้ไว้ อาจมีการปรึกษาสำนักงานบัญชีใหม่ควบคู่กันไป แต่สิ่งที่ดีที่สุดคือ การมีความรู้ในเรื่องที่ต้องทำตามกฎหมายแม้ไม่ได้ลงมือทำเอง
การจัดการเอกสารเดิมที่อยู่กับสำนักงานบัญชีเดิม
การจัดการเอกสารที่อยู่กับสำนักงานบัญชีเดิม หลัก ๆ ก็คือ การขอเอกสารทุกอย่างคืนมา ซึ่งหากเป็นการตกลงกันด้วยดี เช่น เปลี่ยนสำนักงานบัญชีเมื่อหมดสัญญา ก็ไม่น่าจะมีปัญหาอะไร ซึ่งอาจจะต้องผ่านการตกลงเรื่องค่าใช้จ่ายคงค้าง การชดเชยส่วนที่ทำให้เสียประโยชน์ ในกรณีเปลี่ยนกลางรอบบัญชี จะทำให้สำนักงานบัญชีเดิมที่กำลังจะถูกถอดออกเสียประโยชน์และเสียโอกาสที่จะมีรายได้ในรอบบัญชีนั้น ซึ่งอาจต้องชดเชยด้วยค่าปรับ สำหรับรายการเอกสารและข้อมูลอื่น ๆ ที่จะต้องขอคืนจากสำนักงานบัญชีเดิมนั้นจะมีรายละเอียด ดังนี้
- ขอเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีคืน เอกสารประกอบการซื้อ-ขายทุกชนิดที่เคยส่งให้สำนักงานบัญชีเพื่อบันทึกรายการ จะต้องขอคืนทั้งหมด รวมถึงเอกสารที่เป็นหลักฐานการชำระภาษีในช่วงที่สำนักงานบัญชีจัดการให้ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบนำส่งภาษีทุกประเภท เอกสารหลักฐานการซื้อขาย เอกสารเบิกจ่ายสินค้า รวมถึงเอกสารหลักฐานที่ได้จากการดำเนินงานในช่วงที่รับทำบัญชีให้ เช่น หลักฐานทางภาษีนิติบุคคลกลางปี ประจำปี ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และอื่น ๆ ที่ได้ยื่นชำระเรียบร้อยแล้ว
- ขอข้อมูลการบันทึกบัญชี หลักฐานทางบัญชีที่ทางที่ปรึกษาบัญชีดำเนินการแล้วเสร็จ หรืออยู่ในระหว่างดำเนินการทั้งสิ้น ที่เป็นสมุดบัญชีรายวันทั่วไป, บัญชีซื้อ-ขายสินค้าต่าง ๆ, บัญชีทรัพย์สิน-หนี้สิน, บัญชีเงินสด-เงินฝาก, งบการเงิน เป็นต้น ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะถูกส่งต่อให้สำนักงานบัญชีเจ้าใหม่ หรือเพื่อเก็บเป็นเอกสารไว้ 5 ปีตามกฎหมาย
- กรณีใช้โปรแกรมบันทึกข้อมูลทางบัญชี ต้องมีการขอรหัสผ่านในการใช้โปรแกรม รวมไปถึงการทดลองใช้ และเช็คข้อมูลความถูกต้องที่อยู่ในระบบให้ครบถ้วน
- ตราสัญลักษณ์ของกิจการ, เอกสารที่มีสัญลักษณ์ของบริษัท, หนังสือมอบอำนาจให้ทำการแทน และสำเนาเอกสารสำคัญของบริษัท ที่เคยให้สำนักงานบัญชีดำเนินการแทน ต้องขอคืนให้ครบ
- สำหรับเอกสารทางบัญชีที่ทำไปแล้วในช่วงก่อนเปลี่ยนสำนักงานบัญชี ในกรณีที่เปลี่ยนระหว่างรอบบัญชี อยู่ในดุลพินิจของสำนักงานบัญชีแห่งใหม่ว่าจะจัดการอย่างไร ซึ่งส่วนใหญ่เลือกที่จะเริ่มต้นทำใหม่มากกว่าที่จะใช้ของเดิม เพราะมีความเสี่ยงหากต้องเซ็นรับรองบัญชีที่คนอื่นทำ
แนวทางป้องกันความผิดพลาดเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร
การเช็คเอกสารนั้น ไม่ได้เช็คเฉพาะเอกสารที่มีอยู่ แต่ต้องถามถึงเอกสารที่ควรจะมีแต่ไม่มีด้วย เช่น หากอยู่ในช่วงเวลาที่ต้องมีการชำระภาษีแล้ว แต่กลับไม่มีเอกสารหลักฐานดังกล่าว หากผิดพลาดเรื่องนี้ อาจนำมาซึ่งการถูกปรับในอนาคต การป้องกันความผิดพลาดในเรื่องดังกล่าว ทำได้ง่าย ๆ โดยให้สำนักงานบัญชีใหม่คุยโดยตรงกับสำนักงานบัญชีเดิมว่าต้องการเอกสารและข้อมูลอะไรบ้าง เพราะเรื่องแบบนี้ต้องทำโดยผู้มีความรู้เฉพาะทางมากกว่าที่ทางกิจการจะจัดการตามลำพัง
จะเห็นได้ว่าเมื่อกิจการต้องมีการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี สิ่งที่ควรดำเนินการก็คือการทวงคืนเอกสารทั้งหมดภายใต้การให้คำปรึกษาของสำนักงานบัญชีชุดใหม่ที่จะเข้ามาดูแลการวางระบบบัญชีและวางแผนภาษีแทนสำนักงานบัญชีชุดเดิม สำหรับเจ้าของกิจการที่กำลังมีการเตรียมตัวสำหรับย้ายสำนักงานบัญชี ลองเข้ามาติดต่อสอบถามกับ Scholar Accounting เพื่อรับคำปรึกษาและคำแนะนำดี ๆ จากผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดทำบัญชีดูก่อน รับรองว่าคุณจะได้ความรู้และข้อมูลดี ๆ ในการจัดการเอกสารเมื่อต้องมีการเปลี่ยนสำนักงานบัญชีอย่างแน่นอน
