สิ่งที่สำคัญในการวางระบบบัญชีอย่างหนึ่งก็คือ การเลือกโปรแกรมบัญชีมาใช้ในกิจการ เลือกแบบไหน อย่างไร จึงจะเหมาะกับกิจการของคุณ ใช้ไปแล้วไม่ทำให้การบริหารกิจการเกิดความขัดข้อง เมื่อมีปัญหาแล้วสามารถแก้ไขได้ทันเวลา ซึ่งการเลือกโปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับกิจการ ควรมีหลักในการเลือกอย่างไรบ้างนั้น เราลองมาติดตามดูกัน
เทคนิคการเลือกโปรแกรมบัญชีให้ตอบโจทย์การใช้งานของกิจการ
การเลือกโปรแกรมบัญชีที่ตรงกับความต้องการของกิจการมาใช้งานนั้น จะช่วยให้งานบัญชีในกิจการของคุณมีความถูกต้อง แม่นยำ และรวดเร็ว แถมยังช่วยให้คุณประหยัดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ไปได้มากเลยทีเดียว ซึ่งเคล็ดลับการเลือกโปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับกิจการ จะมีรายละเอียดอย่างไรบ้างนั้น มาติดตามกัน…
เคล็ดลับการเลือกโปรแกรมบัญชี ข้อที่ 1 โปรแกรมบัญชีที่เลือกใช้ จะต้องให้ผลลัพธ์ที่เป็นข้อมูลทางบัญชีที่เป็นไปตามที่กฎหมายระบุ ไม่ว่าจะเป็น เรื่องของการชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม, การแสดงงบการเงิน และงบกำไรขาดทุน เพื่อช่วยให้การชำระภาษีนิติบุคคลประจำปีเป็นไปด้วยความสะดวก
เคล็ดลับการเลือกโปรแกรมบัญชี ข้อที่ 2 โปรแกรมบัญชีที่เลือกใช้ต้องมีความเป็นมาตรฐาน นักบัญชีทั่วไปสามารถเข้าถึงวิธีการทำงานได้ในแบบที่เข้าใจตรงกันและตอบโจทย์การทำงานได้ดีที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคนี้ที่ธุรกิจนิยมจ้างสำนักงานบัญชีมาเป็นที่ปรึกษาบัญชี และในบางครั้งก็อาจจะมีการเปลี่ยนแปลงสำนักงานบัญชีที่จะเข้ามาดูแลในเรื่องของการวางระบบบัญชีและวางแผนภาษี ดังนั้นโปรแกรมบัญชีจึงควรมีความเป็นมาตรฐานและเรียนรู้ที่จะใช้งานได้ไม่ยาก
เคล็ดลับการเลือกโปรแกรมบัญชี ข้อที่ 3 โปรแกรมบัญชีที่เลือกใช้ ต้องเป็นระบบที่ง่ายในการศึกษา เนื่องจากบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการใช้โปรแกรมบัญชีนั้น มีอยู่หลายกลุ่มในกิจการ ตั้งแต่ระดับปฏิบัติการชั้นต้นจนถึงผู้บริหารที่ต้องใช้บัญชีบริหาร การเรียกดูข้อมูลต้องง่ายต่อการใช้งาน โปรแกรมที่ยากอาจแสดงถึงความสามารถของโปรแกรมเมอร์ก็จริง แต่อาจไม่เหมาะสำหรับคนที่ไม่ได้มีพื้นฐานด้านบัญชีแบบเชี่ยวชาญในระดับที่จะเข้าใจบัญชีได้อย่างลึกซึ้ง
เคล็ดลับการเลือกโปรแกรมบัญชี ข้อที่ 4 โปรแกรมบัญชีจะต้องมีความยืดหยุ่น เมื่อมีการแก้ไขกฎหมายใด ๆ ขึ้นมา โปรแกรมบัญชีที่ดีจะต้องสามารถอัพเดตการทำงานให้ทันสมัยอยู่เสมอ รองรับกฎหมายที่จะออกมาใหม่ในอนาคต ซึ่งถ้าเป็นโปรแกรมบัญชีที่ขาดความยืดหยุ่น พอใช้ไปได้สักพักนึงแล้วกฎหมายใหม่ออกมา ก็ต้องซื้อโปรแกรมใหม่อีกรอบ ซึ่งถ้าเป็นแบบนี้จะสร้างภาระให้แก่กิจการอีกทางหนึ่ง
7 สิ่งดี ๆ ที่จะเกิดขึ้นเมื่อคุณเลือกโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับกิจการของคุณ
เราเชื่อว่าเจ้าของกิจการจำนวนไม่น้อย คงจะรู้สึกไม่มั่นใจที่จะใช้โปรแกรมบัญชี เพราะ คิดว่าการใช้บริการสำนักงานบัญชีน่าจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการใช้งานโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป แต่เราขอแนะนำให้คุณลองเปิดใจที่จะเรียนรู้โปรแกรมบัญชีกันดูก่อน เพราะคุณอาจจะเจอสิ่งดี ๆ ที่เกิดขึ้นกับกิจการของคุณ ส่วนสิ่งดี ๆ คืออะไรนั้น มาดูกันเลย!!
สิ่งดี ๆ ข้อที่ 1 โปรแกรมบัญชี มีความถูกต้องและแม่นยำ ลดการเกิด human error ได้เป็นอย่างดี
สิ่งดี ๆ ข้อที่ 2 ในกรณีเร่งด่วน ผู้บริหารสามารถเรียกดูข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว เพื่อนำมาใช้ปรับปรุงแก้ไขแผนธุรกิจของกิจการ ให้สามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
สิ่งดี ๆ ข้อที่ 3 โปรแกรมบัญชีที่เป็น Cloud Computing Software จะคอยอัพเกรดซอฟแวร์เวอร์ชันใหม่ ๆ ให้ตลอดเวลา ทำให้คุณได้โปรแกรมบัญชีที่ทันสมัยไว้ใช้งานและที่สำคัญคุณไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใด ๆ เพิ่มเติมอีกเลยในการอัพเกรดซอฟแวร์
สิ่งดี ๆ ข้อที่ 4 โปรแกรมบัญชีที่ดีจะถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้ง่าย และอำนวยความสะดวกในการจัดทำข้อมูลทางบัญชีในรูปแบบต่าง ๆ
สิ่งดี ๆ ข้อที่ 5 โปรแกรมบัญชีที่ดีจะมีระบบการจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีอย่างเป็นระเบียบ เรียกใช้ข้อมูลได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลามาเปิดแฟ้มหาข้อมูลจากเอกสารให้ยุ่งยากกันอีกต่อไป
สิ่งดี ๆ ข้อที่ 6 โปรแกรมบัญชีสามารถจัดทำรายงานทางบัญชีได้ทันที ในแบบปัจจุบันและย้อนหลังได้อย่างรวดเร็ว เพื่อนำมาใช้ตัดสินใจในการวางแผนบัญชีหรือวางแผนภาษีของกิจการโดยไม่จำเป็นต้องใช้เวลานาน
สิ่งดี ๆ ข้อที่ 7 การเลือกผู้ให้บริการซอฟแวร์บัญชีที่ดี จะทำให้เราได้รับบริการหลังการขายที่ดีเยี่ยม สามารถติดต่อได้อย่างสะดวกหลายช่องทาง รวมไปถึงคอยให้คำแนะนำในการใช้งานโปรแกรมบัญชี และมากไปกว่านั้นอาจจะถึงขั้นจัดอบรมการใช้งานโปรแกรมบัญชีกันเลยทีเดียว
การเลือกโปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับกิจการของคุณนั้น อาจไม่ใช่โปรแกรมที่มีการออกแบบมาอย่างซับซ้อน เลิศหรู หรือมีราคาแพงที่สุดในท้องตลาด เพราะนอกจากราคาจะสูงเกินจำเป็นและมาตรฐานสูงเกินกว่าที่กิจการต้องการแล้ว นับเป็นเรื่องฟุ่มเฟือย เพราะซื้อมาก็ใช้ประโยชน์ไม่คุ้มค่า …แต่โปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับกิจการของคุณที่สุดก็คือ โปรแกรมบัญชีที่มี feature ต่าง ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อกิจการ และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของระบบบัญชีในองค์กรได้เป็นอย่างดี รวมไปถึงมีบริการหลังการขายที่ยอดเยี่ยม ตอบโจทย์ของกิจการได้ทั้งในปัจจุบันและอนาคต
สำหรับเจ้าของกิจการท่านใดที่กำลังมองหาโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่ทันสมัยมาใช้งาน ทาง Scholar Accounting ก็มีบริการโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่มีระบบการประมวลผลแบบ Cloud Computing พร้อมด้วยทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญและมีประสบการณ์ในด้านการจัดทำบัญชีมาคอยดูแลและให้คำปรึกษาอย่างใกล้ชิด รับรองว่าคุณจะได้รับโปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณอย่างแน่นอน
