หลายคนอาจจะสงสัยว่าทำไมผู้ที่เปิดบริษัทหรือทำธุรกิจต่างๆ มักจะต้องมีเรื่องการวางแผนและบริหารบัญชีเข้ามาเกี่ยวข้องอยู่เสมอ เพราะหากมองในสายตาคนนอกดูแล้วก็ถือว่าเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและน่าปวดหัวมากทีเดียว โดยหลายคนต่างก็เกิดคำถามว่า การทำบัญชีสำคัญอย่างไร ทำไมต้องทำบัญชี และถ้าไม่ทำจะส่งผลอะไรหรือไม่ ไปติดตามคำตอบดังนี้กันเลย
8 เหตุผลที่คุณควรรู้ ทำไมต้องทำบัญชี
เรื่องเงินๆ ทองๆ นั้นเป็นเรื่องที่มีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการทำธุรกิจที่ต้องมีเงินหมุนเวียนผ่านมือจำนวนมาก ดังนั้นจึงต้องมีการวางระบบบัญชีเพื่อช่วยให้ทราบถึงกำไรขาดทุนของบริษัทรวมทั้งธุรกิจต้องมีการจัดทำบันทึกรายการทางการเงินดังกล่าวตามกฎหมาย ซึ่งหากจะพูดถึงเหตุผลที่ต้องทำบัญชีก็มีอยู่หลายประการดังต่อไปนี้
1.เพื่อให้ทราบถึงฐานะทางการเงินของบริษัท ช่วยในการวางแผนการดำเนินกิจการของธุรกิจและควบคุมรายจ่ายไม่ให้เกินงบ
หนึ่งในข้อดีหลักของการบริหารบัญชีคือเพื่อให้ทราบถึงสถานะการเงินของธุรกิจ ด้วยความที่การทำธุรกิจนั้นมีเงินทุนหมุนเวียนจากการทำธุรกิจเป็นจำนวนมาก ดังนั้นจึงต้องมีการจดบันทึกและทำบัญชีรายการต่างๆ ของธุรกิจที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นรายรับและรายจ่ายต่างๆ ซึ่งข้อมูลที่ได้จากการบันทึกเหล่านี้จะถูกนำมาจัดทำรายงานทางการเงินเพื่อให้ทราบว่าที่ผ่านมาธุรกิจมีผลกำไรหรือขาดทุนหรือมีหนี้สินเท่าไหร่ จะได้วางแผนธุรกิจต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
หลังจากที่มีการจัดทำรายงานทางการเงิน บริษัทก็จะสามารถดำเนินการวางแผนกิจการได้ง่ายขึ้น เพราะจะทำให้บริษัทรู้ว่ามีต้นทุนและค่าใช้จ่ายในการดำเนินกิจการเท่าไหร่ การอัพเดตบัญชีตลอดเวลายังจะทำให้ทราบว่าขณะนี้ได้มีรายจ่ายออกไปเท่าไหร่ และเหลืองบประมาณที่ตั้งไว้อีกเท่าไหร่ หากมีรายจ่ายที่ไม่จำเป็นมากเกินความจำเป็นก็สามารถวางแผนลดทอนรายจ่ายส่วนนั้นและบริหารต้นทุนให้อยู่ในจุดที่เหมาะสมได้ นี่คือเหตุผลที่หลายๆบริษัทที่ไม่ได้วางระบบบัญชีมักจะมีปัญหาเกินงบและขาดทุนตามมาเสมอ อีกทั้งยังช่วยในการวางแผนราคาสินค้าเพื่อให้บริษัทสามารถทำกำไรได้มากที่สุดซึ่งจะช่วยให้กิจการดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีการเติบโตของธุรกิจขึ้นอย่างต่อเนื่อง
2.เพื่อเป็นเครื่องมือในการจัดการระบบภายในของธุรกิจ ป้องกันการทุจริต
การวางระบบบัญชีจะช่วยให้สามารถจัดระบบภายในของธุรกิจ เพื่อป้องกันการทุจริตที่อาจจะเกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการทำบัญชีอย่างละเอียดและมีข้อมูลต่างๆ ที่ชัดเจน จะทำให้ทราบถึงหลักฐานที่ยืนยันที่มาที่ไปของรายการทางการเงินต่างๆ เพื่อปิดโอกาสในการทุจริตหรือเรียกได้อีกอย่างหนึ่งว่าเป็นกลไกในการตรวจสอบภายในที่มีความรอบคอบที่สุด อีกทั้งการจัดทำบัญชีที่ดีจะสามารถทำให้วิเคราะห์หาความผิดปกติทางการเงินได้อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นจุดอ่อนหรือจุดรั่วไหลต่างๆ ซึ่งจะทำให้หาวิธีป้องกันและแก้ไขได้ทันก่อนที่ธุรกิจจะเกิดความเสียหายทางการเงินมากขึ้นกว่าเดิม
3.ช่วยในการบริหารจัดการความเสี่ยงของธุรกิจ
การจัดทำบัญชีรายรับ รายจ่าย และรายการทางด้านการเงินจะทำให้บริษัทรู้สถานะทางการเงินของตนเอง และรู้ถึงความเสี่ยงของธุรกิจที่อาจจะเกิดขึ้น จึงสามารถบริหารจัดการกับความเสี่ยงได้ทัน โดยรายการทางการเงินที่บันทึกเอาไว้อย่างละเอียด ก็สามารถนำไปทำการวิเคราะห์เพื่อวางแผนธุรกิจต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและห่างไกลจากความเสี่ยงในทุกรูปแบบ
4.เป็นเอกสารในการขอยื่นกู้เงินกับสถาบันทางการเงิน
โดยทั่วไปแล้วในขั้นตอนการขอกู้เงินมาทำธุรกิจของบริษัท สถาบันการเงินจะต้องการทราบสถานะทางการเงินของบริษัทว่ามีรายรับรายจ่ายและภาระหนี้สินเท่าใด เพื่อพิจารณาว่าผู้ขอกู้มีความสามารถในการชำระหนี้ได้หรือไม่ ซึ่งการบริหารบัญชีที่ดีจะช่วยให้สถาบันการเงินมีความเชื่อมั่นและมีโอกาสปล่อยสินเชื่อให้ได้มากขึ้น ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องทำบัญชีอย่างละเอียด เพื่อเตรียมความพร้อมของหลักฐานทางการเงิน หากในอนาคตจำเป็นต้องกู้เงินกับสถาบันการเงินนั่นเอง
5.เพื่อประโยชน์ในการยื่นภาษี
บริษัทมีหน้าที่ต้องจัดส่งภาษีทั้งภาษีที่ต้องนำส่งรายเดือนและภาษีที่ต้องยื่นประจำครึ่งปี / ประจำปี ซึ่งกิจการจะต้องจัดทำบัญชีรายรับ รายจ่าย เพื่อเป็นหลักฐานว่ากิจการมีเงินหมุนเวียนเท่าไหร่เพื่อนำส่งให้กับสรรพากร และจะทำให้บริษัทมีหลักฐานทางการเงินว่าได้ยื่นภาษีถูกต้องตามบัญชีที่มีมา ดังนั้นการทำบัญชีจึงมีความสำคัญเป็นอย่างมาก
6.เพื่อชี้วัดความสำเร็จของธุรกิจ
การบริหารบัญชีอย่างละเอียด จะสามารถนำมาใช้เป็นตัวชี้วัดความสำเร็จของการดำเนินธุรกิจได้ง่ายขึ้น เพราะตัวเลขในบัญชีจะบ่งบอกให้รู้ว่าในแต่ละเดือนหรือแต่ละปี มีกำไรที่ได้ตรงตามเป้าหมายที่ต้องการหรือไม่ และยังบอกได้อีกด้วยว่า ธุรกิจที่คุณทำอยู่นั้นมีแนวโน้มที่จะตกลงหรือพุ่งขึ้นสูงอย่างไร รวมถึงกลยุทธ์ที่นำมาใช้มีเปอร์เซ็นต์ความสำเร็จมากน้อยแค่ไหน ทั้งหมดนี้ล้วนเป็นตัวชี้วัดที่สำคัญต่อการดำเนินและวางแผนธุรกิจของคุณทั้งสิ้น
7.ช่วยในการวิเคราะห์แผนธุรกิจที่ใช้
การทำธุรกิจก็ต้องเริ่มจากการลองผิดลองถูก ด้วยการนำแผนต่างๆ มาใช้ เพื่อประเมินว่าแผนไหนจะใช้ได้ดีกับธุรกิจของคุณมากที่สุด ซึ่งการจัดทำบริหารบัญชีก็จะทำให้ทราบว่ากำไร ขาดทุน ที่ได้จากการดำเนินการในแต่ละแผนเป็นอย่างไร และเมื่อนำมาเปรียบเทียบกัน ก็จะทราบว่าแผนธุรกิจไหนที่ช่วยสร้างกำไรให้กับกิจการของคุณได้ดีกว่า จึงช่วยในการตัดสินใจเลือกใช้แผนธุรกิจได้ดีและเหมาะสมยิ่งขึ้น
8.ประกอบการตัดสินใจขยายการลงทุน
เมื่อดำเนินธุรกิจไปได้สักพัก นักธุรกิจส่วนใหญ่ก็ย่อมต้องการที่จะขยายการลงทุนออกไปอีก แต่การจะตัดสินใจก็ต้องอาศัยบัญชีเป็นส่วนประกอบด้วย เพราะหากสถานะทางการเงินของธุรกิจกำลังย่ำแย่ และมีแนวโน้มที่จะทรุดฮวบลง ก็คงไม่เหมาะที่จะขยายการลงทุน แต่หากดูจากบัญชีแล้วพบว่าสถานะการเงินของธุรกิจกำลังไปได้สวยและมีแนวโน้มจะเติบโตสูงมากในอนาต ก็ควรที่จะตัดสินใจขยายการลงทุนออกไปในทันที ทั้งนี้จะเห็นได้ว่าการบริหารบัญชีมีความสำคัญต่อการตัดสินใจทั้งสิ้น
ความสำคัญของบัญชีบริษัทกับการวางแผนภาษี
ในเรื่องของการวางแผนภาษีก็เป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่จำเป็นต้องทำบัญชีเช่นกัน เพราะภาษีเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้ประกอบการส่วนใหญ่มักเป็นกังวล เพราะกลัวว่าหากเกิดความผิดพลาดใดๆ ขึ้นมาก็จะต้องมีโทษตามกฎหมายทั้งทางแพ่งและทางอาญา ดังนั้นการวางแผนเรื่องภาษีจึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก โดยกิจการที่มีรายรับต้องมีการบริหารบัญชีเพื่อบันทึกรายการทางการเงิน รายรับ รายจ่าย เพื่อใช้ในการวางแผนเสียภาษีได้อย่างถูกต้อง ประหยัด และถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งบัญชีและภาษีสำหรับกิจการมีความเกี่ยวข้องกันดังต่อไปนี้
- กิจการที่มีรายรับปีละ 8 ล้านต้องเข้าสู่ระบบภาษีมูลค่าเพิ่มหรือ VAT ดังนั้นผู้ประกอบการจึงต้องรู้ว่ารายรับของกิจการเข้าข่ายที่จะต้องเข้า VAT หรือยัง ซึ่งดูได้จากบัญชีที่ได้จัดทำขึ้นมานั่นเอง นอกจากนี้สรรพากรยังกำหนดให้ผู้ประกอบการที่มีรายได้เข้าเกณฑ์ดังกล่าวและจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องทำรายงานเกี่ยวกับภาษีและยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นประจำทุกเดือนไม่ว่าจะมีรายรับหรือไม่ก็ตาม
- กิจการที่ทำบัญชีไม่ถูกต้อง หรือไม่รอบคอบในการทำบันทึกรายการทางการเงิน เมื่อถูกตรวจสอบย้อนหลังและพบว่ามีการบันทึกรายรับไม่ถูกต้อง อาจถูกปรับภาษีย้อนหลังเป็นเงินจำนวนมากที่ทำให้ผู้ประกอบการหลายคนต้องซวนเซไม่น้อย ดังนั้นการทำบัญชีจึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง และต้องทำอย่างละเอียดรอบคอบด้วย
- การทำธุรกิจที่ต้องจ่ายภาษี หากมีการวางแผนบัญชีและมีการเลือกรูปแบบการหักภาษีที่ถูกต้องรวมถึงการวางแผนใช้สิทธิลดหย่อนจะช่วยลดภาระภาษีที่ต้องจ่ายลงไปได้มาก
ทั้งหมดนี้ก็คือ เหตุผลว่าทำไมต้องวางแผนและบริหารบัญชีนั่นเอง ซึ่งจะเห็นได้ว่าการทำบัญชีมีความสำคัญต่อธุรกิจและกิจการต่างๆ เป็นอย่างมาก โดยเฉพาะในเรื่องของการวางแผนภาษี ที่ต้องทำบัญชีออกมาให้แม่นยำและชัดเจนมากที่สุด เพราะหากผิดพลาดเพียงนิดเดียว ก็อาจทำให้เกิดปัญหาตามมาได้เลย ดังนั้นมาจัดทำบัญชีให้ถูกต้องและเป็นระบบกันดีกว่า
